Le bureau du cabinet, composé de 6 sections, a pour mission de mettre en œuvre les moyens nécessaires au fonctionnement du cabinet de la Ministre en assurant la gestion administrative et technique, la gestion des secrétariats et des chauffeurs, les distinctions honorifiques, la correspondance et l'organisation des réceptions sur le site de Valois.

L'ensemble du personnel de soutien du cabinet est rattaché au bureau du cabinet.

 Liaisons hiérarchiques :

- Cheffe du bureau du cabinet

- Adjointe au chef du bureau du cabinet, responsable des ressources humaines

 Liaisons fonctionnelles :

- Chef de cabinet

- Les conseillers, membres du cabinet du ministre de la Culture

Au sein d'une équipe de 2 assistants-es et sous l'autorité du chef de cabinet, l'agent-e sera chargé-e d'assurer une double mission de secrétariat et d'assistance. Il/elle peut être sollicité sous le contrôle du chef de cabinet par le chef de cabinet adjoint ou son équivalent.

Il/elle est ainsi en charge de :

• l'information de premier niveau des interlocuteurs internes et externes
• la gestion de l'agenda du chef de cabinet
• la gestion du courrier : assurer le suivi précis des parapheurs matérialisés dans le logiciel de gestion électronique du courrier (Maarch courrier)
• l'organisation des réunions et des rendez-vous
• l'accueil physique et téléphonique
• la préparation des dossiers pour le chef de cabinet et/ou le ministre dans le cadre des rendez-vous et déplacements

D'autre part, l'assistant(e) a également pour mission l'organisation des déplacements du ministre.

Il/elle participe à la préparation et à la coordination des déplacements officiels du ministre en France et à l'étranger. Cette activité se déroule sous l'autorité du chef de cabinet, en lien avec l'ensemble des membres du cabinet.

 A ce titre, l'agent(e) est chargé(e) de :

• centraliser l'information sur les déplacements
• planifier la logistique (réservations d'hôtels, avions, trains,...)
• élaborer les dossiers

L'organisation du travail fonctionne en horaires décalés.

Binôme (impératif de déjeuner sur site) :

08h30 / 16h30

12h00 / 20h00

 En cas congés d’une secrétaire (possibilité d’un déjeuner en extérieur)

9h00 / 19h00

Les assistant(e)s sont placé(e)s, deux fois par an, en situation d’astreinte le samedi et le dimanche (présence le samedi au ministère de la culture, rue de Valois de 9h à 17h puis joignable sur le portable de permanence jusqu’à 19h, et le dimanche, il reste joignable sur le portable de permanence de 9h à 18h).

L'agent(e) perçoit une indemnité pour sujétions particulières dans le cadre de ses fonctions.

L’agent est tenu d'observer, pendant la durée de ses fonctions au cabinet et par la suite, le secret professionnel sur les travaux qu'il aura effectués ou les renseignements qu'il aura recueillis.

Une expérience en secrétariat de direction est attendue. Une expérience en cabinet ministériel serait appréciée.