Informations générales
Organisme de rattachement
Bureau du Cabinet
Référence
2024-1681047
Intitulé long de l'offre
Secrétaire-assistant(e) du chef de cabinet
Date limite de candidature
30/09/2024
Employeur
Ministère de la Culture
3, rue de Valois
75001 Paris
Nature du contrat
CDD de 3 ans
Description du poste
Versant
Fonction Publique de l'Etat
Catégorie
Catégorie C (employé)
Nature de l'emploi
Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Domaine / Métier
Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction
Statut du poste
Susceptible d'être vacant
Intitulé du poste
Secrétaire-assistant(e) du chef de cabinet H/F
Descriptif de l'employeur
Le bureau du cabinet, composé de 6 sections, a pour mission de mettre en œuvre les moyens nécessaires au fonctionnement du cabinet de la Ministre en assurant la gestion administrative et technique, la gestion des secrétariats et des chauffeurs, les distinctions honorifiques, la correspondance et l'organisation des réceptions sur le site de Valois.
L'ensemble du personnel de soutien du cabinet est rattaché au bureau du cabinet.
Liaisons hiérarchiques :
- Cheffe du bureau du cabinet
- Adjointe au chef du bureau du cabinet, responsable des ressources humaines
Liaisons fonctionnelles :
- Chef de cabinet
- Les conseillers, membres du cabinet du ministre de la Culture
Description du poste
Au sein d'une équipe de 2 assistants-es et sous l'autorité du chef de cabinet, l'agent-e sera chargé-e d'assurer une double mission de secrétariat et d'assistance. Il/elle peut être sollicité sous le contrôle du chef de cabinet par le chef de cabinet adjoint ou son équivalent.
Il/elle est ainsi en charge de :
- l'information de premier niveau des interlocuteurs internes et externes
- la gestion de l'agenda du chef de cabinet
- la gestion du courrier : assurer le suivi précis des parapheurs matérialisés dans le logiciel de gestion électronique du courrier (Maarch courrier)
- l'organisation des réunions et des rendez-vous
- l'accueil physique et téléphonique
- la préparation des dossiers pour le chef de cabinet et/ou le ministre dans le cadre des rendez-vous et déplacements
D'autre part, l'assistant(e) a également pour mission l'organisation des déplacements du ministre.
Il/elle participe à la préparation et à la coordination des déplacements officiels du ministre en France et à l'étranger. Cette activité se déroule sous l'autorité du chef de cabinet, en lien avec l'ensemble des membres du cabinet.
A ce titre, l'agent(e) est chargé(e) de :
- centraliser l'information sur les déplacements
- planifier la logistique (réservations d'hôtels, avions, trains,...)
- élaborer les dossiers
Conditions particulières d'exercice
L'organisation du travail fonctionne en horaires décalés.
Binôme (impératif de déjeuner sur site) :
08h30 / 16h30
12h00 / 20h00
En cas congés d’une secrétaire (possibilité d’un déjeuner en extérieur)
9h00 / 19h00
Les assistant(e)s sont placé(e)s, deux fois par an, en situation d’astreinte le samedi et le dimanche (présence le samedi au ministère de la culture, rue de Valois de 9h à 17h puis joignable sur le portable de permanence jusqu’à 19h, et le dimanche, il reste joignable sur le portable de permanence de 9h à 18h).
L'agent(e) perçoit une indemnité pour sujétions particulières dans le cadre de ses fonctions.
L’agent est tenu d'observer, pendant la durée de ses fonctions au cabinet et par la suite, le secret professionnel sur les travaux qu'il aura effectués ou les renseignements qu'il aura recueillis.
Descriptif du profil recherché
Une expérience en secrétariat de direction est attendue. Une expérience en cabinet ministériel serait appréciée.
Temps plein
Oui
Informations complémentaires
Fondement juridique du recrutement
Titulaires ou CDD en 6.5
Télétravail possible
Non
Management
Non
Localisation du poste
Localisation du poste
Europe, France, Île-de-France, Paris (75)
Géolocalisation du poste
3 Rue de Valois, 75001 Paris, France
Lieu d'affectation (sans géolocalisation)
3 Rue de Valois, 75001 Paris, France
Critères candidat
Niveau d'expérience min. requis
Confirmé
Compétences attendues
Compétences techniques
-Sens de l'organisation - (expert)
-Gestion d'un agenda - (expert)
-Utilisation des logiciels de traitement de texte et de tableur (open office) – (expert)
-Techniques de communication écrite et orale - (maîtrise)
Savoir-faire
-Accueillir et prendre les messages téléphoniques
Savoir hiérarchiser les informations et les messages
-Enregistrer et classer les documents
-Saisir et mettre en forme des documents
Savoir-être
-Confidentialité
-Aptitude au travail en équipe
-Réactivité
-Courtoisie
-Ponctualité
Documents à transmettre
L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire
Demandeur
Date de vacance de l'emploi
01/10/2024
Mail à qui adresser les candidatures (bouton postuler)
bdc.recrutement@culture.gouv.fr
Contact 1
isabelle.benvenuto@culture.gouv.fr