La DRAC de Bourgogne-Franche-Comté, service déconcentré du ministère de la Culture, placée sous l’autorité du préfet de région concourt à la diffusion des politiques publiques culturelles dans la région. Elle veille à l’application de la réglementation et met en œuvre le contrôle scientifique et technique, comme le conseil et l’évaluation dans ses divers champs de compétence. Elle comprend plusieurs sites : site siège à Dijon, site régional à Besançon et une unité départementale de l’architecture et du patrimoine dans chacun des 8 départements régionaux.

Au sein de la DRAC de Bourgogne-Franche-Comté, le pôle Création, Industries et Action Culturelles (CIAC) regroupe l’ensemble des secteurs du spectacle vivant, des arts plastiques, du livre et de la lecture, du cinéma, de l’audiovisuel et du multimédia, du développement des territoires et des publics. Il est composé d’une équipe de 27 personnes réparties sur les sites de Besançon et Dijon de la DRAC BFC.

Relations hiérarchiques :L’agent.e est placé.e sous l’autorité hiérarchique du directeur régional adjoint délégué (DRAD), chef du pôle CIAC

Relations fonctionnelles : L’agent.e travaille en lien fonctionnel avec 2 conseillers sectoriels chargés du spectacle vivant sur le site de Dijon.

Au titre de ses missions et activités principales :

Mission principale du poste – généralités :

Il.elle assure en lien et en complémentarité avec les autres assistantes des deux sites, l’ensemble de la gestion administrative, ainsi que les missions d’assistance en secrétariat, afin de contribuer au bon fonctionnement du pôle, tant au niveau interne que vis-à-vis des usagers du spectacle vivant

Missions et activités principales/tâches :

Tâches administratives pour l’ensemble du pôle (site de Dijon)

- Gestion du courrier dématérialisé : arrivée / départ pour le pôle (enregistrement, classement, diffusion, alertes mail, alertes dossier sensible)

- Pilotage du projet « MAARCH » (dématérialisation des courriers) pour le pôle

- Suivi et maintenance d’une base commune de contacts pour le pôle

- Suivi du circuit des revues

- Référent « Archives » pour le pôle, pour le site de Dijon

Tâches administratives spécifiques au secteur Théâtre, Musique et Danse

- Accueil physique et téléphonique, planification des agendas et gestion des déplacements, orientation des demandes des usagers, relecture et mise en page de courriers et de notes, archivage. Assistance des deux conseillères (rédaction courrier, organisation de réunions, accueil, réservation véhicule…).

- Organisation de la commission régionale des aides déconcentrées : envoi des formulaires, renseignements auprès des équipes, préparation des dossiers pour les experts. Vie de la commission : arrêté de nomination des experts, contact avec les experts sur les équipes, sur les déroulés, etc. Logistique de la commission, assurer la rédaction des PV et comptes rendus après les commissions. Suivi Chorus DT des remboursements des experts

- Réception et traitement des dossiers reçus dans le cadre des aides aux équipes artistiques et aux structures labellisées.

- Suivi des CPO (conventions pluriannuelles d’objectifs) des compagnies/ensembles et labels pour l’ex-Bourgogne.

- Suivi du diplôme d’État (DE) et l’examen d’aptitude technique (EAT) de Danse, ouverture des livrets de formation, rédaction et envoi des diplômes.

- Assister le conseiller musique pour l’enseignement spécialisé et supérieur (conservatoires, gestion du dispositif d’aide individuelle pour les élèves musiciens des conservatoires, instruction des dossiers de bourse).

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :     

• Durée minimale attendue sur le poste : 3 ans
• Télétravail envisageable sur une partie des missions après la période d’adaptation au poste
• Pôle organisé sur deux sites : nécessité de travailler de manière transversale et à distance avec l'équipe du site de Dijon
• Aide entre agents du pôle en période de surcharge.

Compétences principales mises en œuvre :

Les compétences, connaissances :

• Bonne connaissance des procédures administratives
• Bonne connaissance de l’environnement professionnel et de l’administration
• Connaissances budgétaires et comptables
• Notions du droit administratif

Les compétences techniques, savoirs faire,

• S’adapter aux différents interlocuteurs, savoir communiquer
• Hiérarchiser et orienter les informations
• Rédiger et mettre en forme des documents et des actes administratifs, selon les commandes
• Rigueur, sens de l’organisation, capacité à gérer les priorités et autonomie
• Capacité d’analyse et de synthèse
• Capacité d’utilisation des outils informatiques et bureautiques

Les compétences comportementales, savoirs être.

• Capacité à travailler en équipe
• Réactivité face aux sollicitations professionnelles
• Disponibilité
• Capacité d’adaptation

Qui contacter ?

Renseignements fonctionnels et pratiques : Pierre-Olivier ROUSSET, DRAD, Chef de pôle, pierre-olivier.rousset@culture.gouv.fr

Renseignements administratifs : Nathalie COURTOT, Chargée de mission recrutement et formation - : recrutement.drac-bfc@culture.gouv.fr

Candidatures :

La candidature (lettre de motivation et curriculum vitae) est à adresser, sous couvert hiérarchique, le plus rapidement possible à compter de la date du présent avis à Madame la Directrice, par courriel à : recrutement.drac-bfc@culture.gouv.fr
 

Les candidatures seront examinées collégialement. Les personnes présélectionnées seront invitées à un ou plusieurs entretiens. Conformément aux recommandations de la CNIL et aux dispositions du code du travail des mises en situation ou des tests d’évaluation contribueront à l’appréciation de la capacité à occuper l’emploi.»

Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le ministère de la Culture s’engage à promouvoir l’égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans ses activités de recrutement. Une cellule d’écoute est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l’objet d’une rupture d’égalité de traitement.