Etablissement public à caractère administratif composé de 250 agents de droit publics, le musée du quai Branly -Jacques Chirac est placé sous la double tutelle des ministères de la culture et de l’enseignement supérieur et de la recherche.

Le service des archives et de la documentation des collections est l’une des composantes de la médiathèque qui fait elle-même partie du département du patrimoine et des collections.

Le/la chargé(e) de la documentation des collections et des archives administratives garantit la collecte, l’enrichissement, la conservation et la communication des archives administratives et scientifiques en élaborant et mettant en œuvre la politique d’archivage de l’ensemble de l’établissement.

Le/la chargé(e) de la documentation des collections et des archives administratives assure notamment les missions suivantes :


1.      Gérer les archives contemporaines :

·        Élaborer les tableaux de gestion et plans de classement des différents services, en collaboration avec eux ;
·        Conseiller l’ensemble des services sur les questions de gestion documentaire (expertise, évaluation des besoins) en fonction du plan de classement établi ;
·        Collecter régulièrement, trier, éliminer, classer, conserver les archives papiers et électroniques ;
·        En collaboration avec l’équipe de conservation préventive de la médiathèque, assurer la gestion des magasins et notamment la préparation des archives concernées par le PPRI ;
·        Suivre les versements aux Archives Nationales et assumer la fonction de correspondant archives auprès de la mission des Archives Nationales au ministère de la Culture.

2. Assurer la gestion des données du SIA en collaboration avec l’administrateur des bases de données de la médiathèque ;

3. Suivre la mise en place de l’archivage électronique pour l’ensemble de l’établissement en collaboration étroite avec avec l’e-archiviste – records manager en charge du SAE :

· Accompagner les services aux changements ;
· Rédiger et réviser les référentiels (politique d’archivage, de gestion de l’information, référentiel de conservation, de nommage, de typologie documentaire…) ;

4.      Veiller à la bonne articulation du SIA (en cours de déploiement) et du SAE (VITAM)

5.      Contribuer à la mise à jour, à l’enrichissement et à la valorisation des fonds et des données :

·        Réaliser des instruments de recherche ;

·        Mettre en place des outils de suivi et de synthèse des données ;

·        Participer à la communication des documents auprès des services versants ;

·        En collaboration avec les autres membres du service archives, le cas échéant, veiller à la bonne exécution des opérations de tri, classement, description, indexation et conditionnement confiées aux prestataires travaillant sur place.

6.      Assurer la gestion des archives externalisées et le suivi des tiers-archiveurs :

·        Suivre les autorisations avec la mission des archives du ministère de la culture ;

·        Suivre les prestations avec le titulaire du marché pour la conservation externalisée d’archives ;

·        Suivre le marché.

7.      Assurer, en collaboration avec les autres membres du service archives, la formation et l’encadrement :

·        Des personnes recrutées en renfort pour des missions ponctuelles d’archivage ;

·        Des stagiaires bénéficiant d’un stage diplômant pour une formation en archivistique ;

·        Des nouveaux arrivants à la médiathèque sur le logiciel d’archives, ainsi que des nouveaux correspondants archives dans les autres services du musée.

·        Intitulé du message nouveaux arrivants, avec le SSI et la responsable SAE

8.      Assurer la fonction de correspondant informatique :

·        Auprès de l’administrateur de la médiathèque pour l’outil de gestion des archives ;

·        Auprès du service informatique.

Le/la chargé(e) de la documentation des collections et des archives administratives assurera également les missions suivantes :

·        Participer, en tant que de besoin, aux activités du service de la médiathèque.

Relations professionnelles :

·        En interne : les équipes de la médiathèque, directions et services transversaux ;

·        En externe : le public externe, acteurs institutionnels, fournisseurs.

Conditions de travail : Travail à temps complet du lundi au vendredi. Horaires variables entre 8h et 20h, télétravail possible un jour par semaine.

Résidence administrative : Siège social de l’établissement public du musée du quai Branly (222, rue de l’université- 75343 PARIS cedex 07)

Le musée du quai Branly - Jacques Chirac s'engage à promouvoir l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la prévention des discriminations dans ses activités de recrutement. En novembre 2022, l’établissement s’est vu décerner par l’AFNOR le label Egalité professionnelle entre les femmes et les hommes. Tous les postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Le profil recherché correspond à un(e) candidat(e) détenteur(rice) d'un Master 2 en archivistique et technologies, en humanités numériques, ou d'un diplôme équivalent. Une expérience similaire au sein d’un service d’archives est requise.