Le Muséum national d’Histoire naturelle est un établissement public, régi depuis le 1er octobre 2014 par les dispositions du décret n°2001-916 du 3 octobre 2001 modifié. Dans le domaine des sciences naturelles et humaines, le Muséum contribue à la production, au développement et au partage des connaissances sur la diversité géologique et biologique de la Terre, sur la diversité des cultures et des sociétés et sur l’histoire de la planète.

Il est placé sous la tutelle conjointe des ministères de l’enseignement supérieur et de la recherche et est membre fondateur de l'alliance Sorbonne Université. Il compte plus de 2000 personnes (environ 280 EC / 1440 BIATSS / 300 Personnels hébergés). Il comprend 13 sites répartis en France et accueille au total plus de 3 millions de visiteurs.

Ce poste basé sur le Jardin des Plantes où s’exercent ses missions il/elle est placé.e sous l’autorité du directeur de la Sécurité et de la Sûreté du MNHN et du directeur exploitation du Jardin des Plantes (adjoint au DS).

Au-delà d'un secrétariat classique commun l'assistant.e participe pour les fonctions FSD,  conseiller sécurité, et exploitation du grand site du jardin des plantes à la constitution de dossiers complexes qu'ils soient thématiques ou opérationnels, en assure partiellement ou totalement le suivi, met en place et renseigne les indicateurs, constitue ou vérifie les dossiers nécessitant un visa conforme, assure le suivi des missions données aux services de la direction.

Elle/il rédige les comptes rendus de réunion, peut rédiger des notes de synthèses ou des projets de notes, établir des projets de formulaires, centraliser et mettre en forme des données dans le cadre d'études ou de dossiers de fond.

Elle/il constitue, met à jour les éléments documentaires qu'elle/il peut être chargé.e de diffuser. Elle/il suit la mise à jour des dossiers d'organisation et des procédures, met à jour les bases de données et tableaux de suivi des actions engagées.

Activités :

Mission 1 : Secrétariat classique

Le / la titulaire assure les missions de secrétariat et à ce titre doit :

Réaliser l’accueil et de filtrage téléphonique
Réceptionner et archiver les courriers (classement et de d‘archivage des dossiers de fonds)
Prendre les rendez-vous et préparer les dossiers pour les rendez-vous
Organiser les réunions tant à l'interne qu‘à l'externe
Préparer les déplacements en mission du directeur et son adjoint et assurer le suivi du dossier administratif concernant ces deux personnes
Assurer un suivi administratif de quotidien au bénéfice du directeur
Etablir et transmettre les tours des astreintes trimestrielles, suivre par personne du nombre de présence afin d'équilibrer la charge
Assurer la synthèse des astreintes par le relevé mensuel et la transmission à la Direction des Ressources Humaines
Suivre les consommations mensuelles concernant la prestation taxi, vérifier et transmettre les éléments

Mission 2 : Consolidation et suivi des dossiers thématiques ou opérationnels

Le / la titulaire assure des missions spécifiques et à ce titre doit :

Maintenir les dossiers d'exploitation sécurité pour chacun des sites
Intégrer les éléments d'organisation et les procédures de la direction de la sécurité, ainsi que les éléments de procédure générale de l'établissement
Suivre et mettre à jour les commissions de sécurité, envois aux intéressés, suivi des réponses et des mises en œuvre en lien avec les responsables sécurité incendie
Suivre les projets de manifestations sur les sites de région impliquant la direction de la sécurité (bâtiments, extérieurs)

Mission 3 : Suivi des activités

Le / la titulaire organise le suivi des activités et à ce titre doit :

Etablir les tableaux de bord d'activité de la direction, les renseigner et les transmettre mensuellement
Réaliser une présentation trimestrielle des dites activités
Prend contact avec les structures désignées pour obtenir les données
Les mets en forme au moyen d'outils de base de données
Relations professionnelles

En interne : Toutes les directions de la DGD-R mais globalement avec l’ensemble des directions du Muséum

En externe : Service régaliens (Police – Gendarmerie – Sapeurs-Pompiers) - Fournisseurs, prestataires de service, instance administrative, service du HFDS

Venez rejoindre un établissement chargé d’histoire, engagé dans la société, en pleine évolution, à la renommée nationale et internationale. Riche d’une grande variété de métiers et d’activités, le Muséum vous propose d’intégrer des équipes à taille humaine dans un cadre de travail agréable et un environnement stimulant.

Le contrat

Localisation : Jardin des plantes

Contrat : Mutation ou détachement sur un emploi de catégorie B ou CDD de droit public renouvelable

Temps de travail : 35h35 par semaine et 44 jours de congés annuels

Les avantages

Remboursement de 75% des frais de transport en commun et forfait mobilités durables (vélo ou covoiturage)

Télétravail possible jusqu’à deux jours par semaine après 4 mois d'ancienneté selon le poste

Restaurant d'entreprise

Prise en charge partielle de votre mutuelle selon conditions

Un comité social et une association sportive et culturelle

Accès illimité aux sites de l’établissement avec invités

Ce poste nécessite des attendus de très bons niveaux :

• Une parfaite rigueur intellectuelle
• Un esprit d'analyse et sens de l'anticipation
• Une réactivité et prise de décision rapide
• Une capacité à travailler sous pression et à gérer plusieurs projets en parallèle
• Un sens certain de l'intérêt public
• Des qualités relationnelles permettant d'établir une communication permanente avec tous les interlocuteurs internes et externes
• Une parfaite maîtrise de la gestion des données stratégiques et confidentielles.
• Une pratique habituelle comme utilisateur des outils informatiques (messagerie, Excel, Word, Powerpoint)

Attention, seules les candidatures déposées sur la plateforme de recrutement MNHN seront étudiées.