Liaison hiérarchique :
L'agent est placé sous l'autorité du chef de l?UDAP

Relations fonctionnelles :
Internes : services de la Conservation régionale des monuments historiques, du Paysage, architecture et développement durable, de la communication, Direction
Externes Préfecture de département, services de l'État, collectivités, pétitionnaires, associations.

Contact
Elodie Debierre, cheffe de l'UDAP de Vendée 02-53-89-73-00, elodie.debierre@culture.gouv.fr
Candidatures
Les candidatures (lettre de motivation et curriculum vitae) sont à adresser sous couvert de la voie hiérarchique à Madame la directrice régionale des affaires culturelles des Pays de la Loire à l'adresse suivante : DRAC Pays de la Loire, 1 rue Stanislas Baudry 44035 Nantes Cedex 1, avec copie par mail à la responsable RH, Mme Catherine COLLAU : catherine.collau@culture.gouv.fr et grh.paysdelaloire@culture.gouv.fr
Les candidatures seront examinées collégialement. Les personnes présélectionnées seront invitées à un ou plusieurs entretiens. Conformément aux recommandations de la CNIL et aux dispositions du code du travail des mises en situation ou des tests d'évaluation contribueront à l'appréciation de la capacité à occuper l'emploi.»
Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le ministère de la Culture s'engage à promouvoir l'égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans ses activités de recrutement. Une cellule d'écoute est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l'objet d'une rupture d'égalité de traitement.

Missions et activités principales : Sous l'autorité directe du chef de service, l'agent assure les missions suivantes :

Accueil du service :
- Prendre en charge les visiteurs à leur arrivée à l'accueil de la préfecture et les guider vers le lieu du rendez-vous.
- Assurer l'accueil téléphonique selon le protocole de l'UDAP, avec filtrage des appels.
- Renseigner les demandeurs sur les procédures d'urbanisme et sur les informations de premier niveau.
- Tenir à jour le cahier de téléphone numérique, s'assurer de son suivi.

Assistant des ABF :
- Organisation des réunions, tournées (permanences urbanisme ou bilatérales)
- Préparation des dossiers de séance
- Saisie des frais dans Chorus DT

Secrétariat du service :
- Enregistrement du courrier postal et des messages de la boite mail fonctionnelle : tri, départ, arrivée, expédition.
- Suivi des courriers de réclamation, des procédures contentieuses en lien, si nécessaire, avec le PADD (protocole DRAC).
- Rédiger des comptes rendus, mettre en forme et valoriser les supports écrits du service.
- Aider à la rédaction et mise en forme du rapport annuel d'activité, notamment la production des statistiques.
- Classement des dossiers du service (hors patrimoine).
Urbanisme et espaces protégés :
- « Référent Patronum » pour le volet administratif
- Assurer/tenir à jour la répartition des dossiers en fonction des secteurs aux différents agents et géolocalisation.
- Assurer l'interface avec les services instructeurs pour le volet administratif des demandes.
- Saisie des dossiers d'urbanisme non dématérialisés sous Patronum, localisations, enregistrement des pièces.
- Saisie des consultations préalables sous Patronum et enregistrement des pièces.
- Gestion et saisie des avis et évènements sur Patronum, échéances.
- Téléchargement des règlements d'urbanisme (téléchargement, impression, classement, etc.)

Commission départementale de la nature, des paysages et des sites :
- Assurer/tenir à jour les encours des dossiers à passer en CDNPS
- Assurer l'interface administrative avec les services de la préfecture, la DREAL et la DDTM.
- Saisie des demandes sous Patronum, localisations, enregistrement des pièces, avis.
- Préparation des rapports de présentations en lien avec l'ABF
- Préparation des dossiers de séance
- Classement informatique des pièces en lien avec les CDNPS

Archives (hors MH) :
- Référent/e pour l'archivage des dossiers vivants (papier et numérique).
- Suivi administratif du versement des archives auprès des archives départementales.

Missions complémentaires :
- Prise en charge de la logistique et des moyens matériels du service (planning des congés, commandes de fournitures, suivi de l'entretien des véhicules de service)

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :
Télétravail possible à raison d'une journée par semaine après une période d'une durée nécessaire et suffisante pour permettre la bonne intégration dans l'environnement professionnel.

Compétences techniques :
- Maîtrise ou engagement à acquérir des applications métiers (Chorus, Patronum notamment) et des outils bureautiques (word, excel, agenda et messagerie (outlook)
- Maîtrise ou engagement à acquérir sur l'accueil du public
- Connaissance des pratiques de rédaction administrative
- Connaissance des techniques de communication écrite et orale
- Connaissance de l'environnement professionnel d'une UDAP (missions et activités, réglementation liée aux espaces protégés, interlocuteurs)

Savoir-faire :
- Accueillir, réceptionner et transmettre les sollicitations ou informations, vérifier, donner suite et rendre compte
- Enregistrer, classer des documents (format papier / numérique), archiver
- Posséder des qualités rédactionnelles
- Hiérarchiser les priorités au sein des missions pour maîtriser les délais
- Comprendre et savoir appliquer une réglementation
- Savoir communiquer et s'adapter aux différents interlocuteurs, internes ou externes

Savoir-être :
- Goût pour le travail en équipe
- Sens des relations humaines
- Être rigoureux et organisé
- Faire preuve de discrétion
- Être autonome
- Capacité d'adaptation
- Capacité à accueillir et orienter des publics difficiles
- Capacité à gérer son stress
- Sens du service public et de l'intérêt général
- Bonne expression écrite et orale

Tous les postes du ministère de la Culture et de ses établissements sont ouverts aux personnes reconnues comme travailleur.euse handicapé.e.

Les candidatures seront examinées collégialement. Les personnes présélectionnées seront invitées à un ou plusieurs entretiens. Conformément aux  recommandations de la CNIL et aux dispositions du code du travail des mises en situation ou des tests d'évaluation contribueront à l'appréciation de la capacité à occuper l'emploi.

Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le ministère de la Culture s'engage à promouvoir l'égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans ses activités de recrutement. Une cellule d'écoute est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l'objet d'une rupture d'égalité de traitement. Ouvert aux ADJAD - RIFSEEP 2 SD