Activité du service :
Le bureau du cabinet, composé de 6 sections, a pour mission de mettre en oeuvre les moyens nécessaires au fonctionnement du cabinet du ministre en assurant la gestion administrative et technique, la gestion des secrétariats et des chauffeurs, les distinctions honorifiques, la correspondance et l'organisation des réceptions sur le site de Valois.
L'ensemble des personnels de soutien du cabinet est rattaché au bureau du cabinet.

Liaisons hiérarchiques :
-Chef du bureau du cabinet
-Adjoint au chef du bureau, responsable des ressources humaines

Liaisons fonctionnelles :
-Le chef de cabinet
-Les conseillers, membres du cabinet du ministre de la Culture

Missions et activités principales : Au sein d'une équipe de 2 assistants et sous l'autorité du chef de cabinet, l'agent sera chargé d'assurer une double mission de secrétariat et d'assistance. Il peut être sollicité sous le contrôle du chef de cabinet par le chef de cabinet adjoint ou son équivalent.

Il est ainsi en charge de :
- l'information de premier niveau des interlocuteurs internes et externes
- la gestion de l'agenda du chef de cabinet
- la gestion du courrier : assurer le suivi précis des parapheurs matérialisés dans le logiciel de gestion électronique du courrier (Maarch courrier)
- l'organisation des réunions et des rendez-vous
- l'accueil physique et téléphonique
- la préparation des dossiers pour le chef de cabinet et/ou le ministre dans le cadre des rendez-vous et déplacements
D'autre part, l'assistant a également pour mission l'organisation des déplacements du ministre.

Il participe à la préparation et à la coordination des déplacements officiels du ministre en France et à l'étranger. Cette activité se déroule sous l'autorité du chef de cabinet, en lien avec l'ensemble des membres du cabinet.

A ce titre, l'agent est chargé de :
- centraliser l'information sur les déplacements
- planifier la logistique (réservations d'hôtels, avions, trains,...)
- élaborer les dossiers

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :
L'organisation du travail fonctionne en horaires décalés.

Binôme (impératif de déjeuner sur site) :
08h30 / 16h30
12h00 / 20h00

En cas congés d'un secrétaire (possibilité d'un déjeuner en extérieur)
9h00 / 19h00

Les assistants sont placés, deux fois par an, en situation d'astreinte le samedi et le dimanche (présence le samedi au ministère de la Culture, rue de Valois de 9h à 17h puis joignable sur le portable de permanence jusqu'à 19h, et le dimanche, il reste joignable sur le portable de permanence de 9h à 18h).
L'agent perçoit une indemnité pour sujétions particulières dans le cadre de ses fonctions.
L'agent est tenu d'observer, pendant la durée de ses fonctions au cabinet et par la suite, le secret professionnel sur les travaux qu'il aura effectués ou les renseignements qu'il aura recueillis.

Compétences techniques :
- Sens de l'organisation - (expert)
- Gestion d'un agenda - (expert)
- Utilisation des logiciels de traitement de texte et de tableur (open office) - (expert)
- Techniques de communication écrite et orale - (maîtrise)

Savoir-faire :
- Accueillir et prendre les messages téléphoniques
- Savoir hiérarchiser les informations et les messages
- Enregistrer et classer les documents
- Saisir et mettre en forme des documents

Savoir-être :
- Confidentialité
- Aptitude au travail en équipe
- Réactivité
- Courtoisie
- Ponctualité

Tous les postes du ministère de la Culture et de ses établissements sont ouverts aux personnes reconnues comme travailleur.euse handicapé.e.

Les candidatures seront examinées collégialement. Les personnes présélectionnées seront invitées à un ou plusieurs entretiens. Conformément aux  recommandations de la CNIL et aux dispositions du code du travail des mises en situation ou des tests d'évaluation contribueront à l'appréciation de la capacité à occuper l'emploi.

Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le ministère de la Culture s'engage à promouvoir l'égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans ses activités de recrutement. Une cellule d'écoute est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l'objet d'une rupture d'égalité de traitement. Ouvert aux SEADM - RIFSEEP 2.