Le bureau du cabinet, composé de 6 sections, a pour mission de mettre en oeuvre les moyens nécessaires au fonctionnement du cabinet de la Ministre en assurant la gestion administrative et technique, la gestion des secrétariats et des chauffeurs, les distinctions honorifiques, la correspondance et l'organisation des réceptions sur le site de Valois. L'ensemble du personnel de soutien du cabinet est rattaché au bureau du cabinet.

Liaisons hiérarchiques :
- Chef du bureau du cabinet
- Adjoint auprès du chef du bureau du cabinet, responsable des ressources humaines

Liaisons fonctionnelles :
- Chef de cabinet
- Les conseillers, membres du cabinet de la ministre de la Culture

Missions et activités principales : L'assistant assure les missions générales de secrétariat et d'assistance
A ce titre, il est notamment en charge de :
- l'information de premier niveau des interlocuteurs internes et externes
- l'accueil physique et téléphonique
- la gestion de l'agenda des conseillers
- l'organisation des réunions et des rendez-vous
- la gestion du courrier, le suivi et la circulation des parapheurs (logiciel de gestion électronique du courrier)
- la préparation des dossiers pour son conseiller et/ou du ministre dans le cadre des rendez-vous et déplacements
- le classement et l?archivage

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :
- L'organisation du travail fonctionne en binôme, c'est-à-dire 2 assistants en plage horaires décalés. Les horaires des assistants en binôme couvrent la plage horaire 8h30-19h00 par un roulement journalier organisé comme suit : 8h30-18h00 / 10h00-19h00 sous réserve d?adaptation pour nécessité de service. Les assistants sont placés, deux fois par an, en situation d?astreinte le samedi et le dimanche (présence le samedi au ministère de la culture, rue de Valois de 9h à 17h puis joignable sur le portable de permanence jusqu?à 19h, et le dimanche, il reste joignable sur le portable de permanence de 9h à 18h). L'agent perçoit une indemnité pour sujétions particulières dans le cadre de ses fonctions. L?agent est tenu d'observer, pendant la durée de ses fonctions au cabinet et par la
suite, le secret professionnel sur les travaux qu'il aura effectués ou les renseignements qu'il aura recueillis.

Compétences techniques :
-Sens de l'organisation - (expert)
-Gestion d'un agenda - (expert)
-Utilisation des logiciels de traitement de texte et de tableur (open office) - (expert)
-Techniques de communication écrite et orale - (maîtrise)

Savoir-faire :
-Accueillir et prendre les messages téléphoniques
Savoir hiérarchiser les informations et les messages
-Enregistrer et classer les documents
-Saisir et mettre en forme des documents

Savoir-être :
-Confidentialité
-Aptitude au travail en équipe
-Réactivité
-Courtoisie
-Ponctualité

Tous les postes du ministère de la Culture et de ses établissements sont ouverts aux personnes reconnues comme travailleur.euse handicapé.e.

Les candidatures seront examinées collégialement. Les personnes présélectionnées seront invitées à un ou plusieurs entretiens. Conformément aux  recommandations de la CNIL et aux dispositions du code du travail des mises en situation ou des tests d'évaluation contribueront à l'appréciation de la capacité à occuper l'emploi.

Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le ministère de la Culture s'engage à promouvoir l'égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans ses activités de recrutement. Une cellule d'écoute est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l'objet d'une rupture d'égalité de traitement.