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SEADM Assistant.e de direction H/F


Détail de l'offre

Informations générales

Organisme de rattachement

Bibliothèque Nationale de France  

Référence

2022-935235  

Localisation

Date limite de candidature

22/06/2022

Nature du contrat

CDD de 3 ans

Description du poste

Versant

Fonction Publique de l'Etat

Catégorie

Catégorie B (profession intermédiaire)

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels

Domaine / Métier

Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction

Statut du poste

Vacant

Intitulé du poste

SEADM Assistant.e de direction H/F

Descriptif de l'employeur

Etablissement public du ministère de la Culture, la Bibliothèque nationale de France(BnF) a pour mission de collecter, conserver, enrichir et communiquer le patrimoine documentaire national.
Les collections de la BnF sont uniques au monde : quinze millions de livres et de revues, mais aussi des manuscrits, estampes, photographies, cartes et plans, partitions, monnaies, médailles, documents sonores, vidéos, multimédia, décors, costumes… en accroissement constant. Toutes les disciplines intellectuelles, artistiques et scientifiques sont représentées dans un esprit encyclopédique. Ses espaces physiques sont fréquentés chaque année par plus d'un million de visiteurs et ses ressources en ligne reçoivent plus de 30 millions de visites. Sa bibliothèque numérique, Gallica, permet de consulter gratuitement plus de quatre millions de
documents.
La Bibliothèque nationale de France emploie 2295 agents, sur 7 sites (dont 3 hors région Ile de France) et est dotée d’un budget de plus de 228 millions d’euros, dont 136 millions pour les dépenses de personnel. Ses collections patrimoniales comportent plus de 35 millions de documents de toutes natures, communiqués aux publics dans 35 salles de lecture. Elle gère 5 salles d’expositions et 2 auditoriums, et accueille chaque année un million de lecteurs et de visiteurs sur ses différents sites.

Descriptif de l'employeur (suite)

L’action internationale contribue aux objectifs de la Bibliothèque nationale de France en matière de coopération et de recherche, participe à la réalisation des orientations fixées par le ministre de la Culture pour son action internationale et concourt à la politique culturelle extérieure de la France
telle que définie par le Président de la République, notamment dans ses discours publics d’Athènes et de la Sorbonne ou de Ouagadougou. Elle participe enfin des efforts de la communauté internationale tels que fixés en 2015 par les Nations unies avec les Objectifs de développement durable (ODD), l’Accord de Paris sur le climat et la Résolution du Conseil de sécurité sur la protection du patrimoine de mars 2017.
L’action internationale de la BnF est reconnue comme ayant peu d’équivalent dans le monde par sa profondeur et son intensité. Sur le plan patrimonial, le caractère multi support et universel de ses collections tout comme l’excellence de ses personnels scientifiques en font un acteur de premier plan en matière d’histoire de l’imprimé, des manuscrits, de l’image fixe et animée, de la musique ou encore des monnaies et médailles. Ses infrastructures technologiques, la qualité de ses données ouvertes, son rôle précurseur dans des domaines tels que la diffusion numérique ou la conservation en font un
acteur majeur des grandes innovations dans le domaine des bibliothèques. Enfin, l’expertise de ses personnels dans le domaine de la préservation du patrimoine.

Description du poste

Au sein d’une équipe de 10 personnes et sous l'autorité directe du directeur ou de la directrice délégué.e aux relations internationales, le.la titulaire du poste est chargé.e d’assurer le secrétariat du directeur ou de la directrice, ainsi que de la gestion administrative et budgétaire de la délégation.
1) Secrétariat de direction
- gestion des appels téléphoniques, du courrier et de l'agenda
- gestion des contacts
- préparation des réunions
- organisation des déplacements (voyages, dossier, remboursements)

2) Gestion administrative et budgétaire
- gestion budgétaire (préparation du budget, engagements des dépenses, suivi des recettes, suivi des marchés)
- gestion des contrats (auteurs, traducteurs, conventions)
- correspondant GIDE : suivi des arrivées et départs
- correspondant GTA : gestion du temps de travail, congés, absences
- correspondant accident du travail
- gestion des locaux, des matériels et des fournitures
- assistance à l'organisation des accueils, des visites et des réunions
- correspondant informatique et bureautique

3) Documentation et veille
- gestion de la documentation professionnelle
- organisation du classement papier et électronique, correspondant Lotus
- suivi mensuel de l’activité internationale de l’établissement

· Liaisons hiérarchiques :
N+1 directeur ou directrice délégué(e) aux relations internationales N+2
Directeur général

· Liaisons fonctionnelles :
En interne : direction de l'administration et du personnel, direction des
collections, direction des services et des réseaux, direction de la diffusion
culturelle et du musée, direction des publics, délégation à la communication,
délégation au mécénat, délégation à la stratégie et à la recherche

Conditions particulières d'exercice

Disponibilité

Descriptif du profil recherché

· Savoirs
- Expérience confirmée de secrétariat de direction
- Expérience confirmée de gestion du budget d’un service
- Expérience confirmée de gestion des ressources humaines d’un service
- Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de la BnF
- Anglais niveau B2 minimum

· Savoir-faire (3 ou 4 essentiels)
- Utiliser les outils bureautiques standards (Word, Excel, Power point, Lotus Notes, bases de données) et les applications spécialisées (GTA, GIDE…)
- Répartir son travail en fonction des contraintes, des délais, des flux et des priorités
- Respecter la confidentialité des informations traitées
- Evaluer et hiérarchiser les besoins, identifier les priorités et les urgences
- Savoir rédiger et faire preuve de capacités de synthèse

· Savoir être (3 ou 4 essentiels)
- Sens confirmé de l'organisation et réactivité
- Sens de la diplomatie et discrétion
- Qualités relationnelles

Bloc personnalisable n°1

Informations complémentaires

Nous vous remercions de bien vouloir candidater sur la page emploi.bnf.fr disponible en cliquant sur  "Postuler sur site employeur".

Localisation du poste

Localisation du poste

Europe, France, Île-de-France, Paris (75)

Géolocalisation du poste

Quai François Mauriac, 75013 Paris, France

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

BnF

Demandeur

Date de vacance de l'emploi

01/11/2022