Relation hiérarchique : l’assistant de direction (F/H) est placé sous l’autorité hiérarchique du responsable du secrétariat de direction (N+1) et du directeur régional des affaires culturelles d’Ile-de-France (N+2)

Liaisons fonctionnelles : Le titulaire du poste travaillera en collaboration avec la responsable du secrétariat de direction et l’apprentie. Il est en contact avec l’ensemble des agents de la DRAC. Il travaillera en lien étroit avec le directeur de cabinet et la secrétaire générale.

Placé sous l’autorité directe du directeur régional des affaires culturelles et de la directrice régionale adjointe, l'assistant de direction (F/H) les assiste, ainsi que le directeur régional adjoint en charge du patrimoine, la secrétaire générale et le directeur de cabinet, dans la gestion quotidienne et l'organisation de leurs activités respectives.

Activités principales :
- Gérer les agendas et les contrôler ;
- Assurer l’accueil téléphonique et physique, l’information et l’orientation des différents interlocuteurs ;
- Réceptionner, analyser, enregistrer et classer le courrier de la Direction ;
- Rédiger certains courriers de réponse, en rassemblant les éléments de réponse auprès des services concernés;
- Veiller au bon suivi des courriers (circuit des parapheurs, relance des services, etc) ;
- Assurer l’organisation, la préparation et le suivi des réunions ainsi que le soutien logistique de l’activité de la direction ;
- Anticiper l’organisation des réunions annuelles récurrentes ;
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- Assurer le classement, la mise à jour, l’informatisation et l’archivage des dossiers ;
- Préparer et organiser les déplacements.

Activités spécifiques :
- Participation aux actions de communication interne ;
- Participation au suivi organisationnel et logistique des dossiers transversaux pilotés par la direction

L’assistant pourra être conduit à participer, en tant que de besoin, à d'autres activités relevant du champ de compétences de la direction.

Le secrétariat de direction est composé de trois agents (dont un apprenti) pour assurer une permanence sans interruption de 9h30 à 18h30.

Plages horaires variables par assistant de direction.

Compétences principales mises en œuvre :
- Expérience sur des fonctions similaires requise ;
- Maîtrise des outils bureautiques standards ;
- Capacités rédactionnelles et orales ;
- Qualités relationnelles et sens du contact ;
- Grande discrétion ;
- Très grande disponibilité ;
- Ponctualité ;
- Connaissance souhaitée de l’environnement professionnel administratif et institutionnel (Ministère de la culture, services déconcentrés en région Île-de-France, préfecture de région et préfectures de département)

Qui contacter ?

Renseignements sur le poste possibles auprès de :

Candice MENASSIER, responsable du secrétariat de direction : candice.menassier@©ulture.gouv.fr

Candidatures :

Les candidatures (lettre de motivation et curriculum vitae) sont à adresser à Monsieur le directeur régional des affaires culturelles d'Île-de-France par courriel à  recrutement.drac-idf@culture.gouv.fr

Les candidatures seront examinées collégialement. Les personnes présélectionnées seront invitées à un ou plusieurs entretiens. Conformément aux recommandations de la CNIL et aux dispositions du code du travail des mises en situation ou des tests d’évaluation contribueront à l’appréciation de la capacité à occuper l’emploi.»

Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le ministère de la Culture s’engage à promouvoir l’égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans ses activités de recrutement. Une cellule d’écoute est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l’objet d’une rupture d’égalité de traitement.