DRAC Grand Est - site de Strasbourg - Secrétariat général

2, place de la République – 67082 Strasbourg cedex

Liaisons hiérarchiques :

Le poste est placé sous l’autorité fonctionnelle directe du responsable de cellule et sous l'autorité hiérarchique de la responsable d'administration du site de Strasbourg. Son activité est gérée au quotidien par le responsable de la cellule.

Liaisons fonctionnelles :

En interne : avec l'ensemble des agents du site de Strasbourg (DRAC, CCNR, SRI)

En externe : accueil de manifestations portées par des associations, entreprises, autres services de l’Etat ou de Collectivités territoriales, entreprises et prestataires intervenant sur le site.

Missions et activités principales :

Au sein du secrétariat général, la cellule logistique du site de Strasbourg regroupe l'ensemble des personnes et des moyens concourant au fonctionnement quotidien de la DRAC et de ses services.

Les domaines de compétence de la cellule logistique intègrent :

- la gestion du standard téléphonique pour l'ensemble de la DRAC - site de Strasbourg ;

- l'accueil et la surveillance du Palais du Rhin ;

- l'appui à la gestion des événements culturels, et en particulier de la salle des fêtes du palais du Rhin ;

- l’organisation et le suivi de l’ensemble des prestations concourant au bon fonctionnement des services.

Les missions du poste s’articulent comme suit :

1) Accueil

Le poste a vocation à assurer l’accueil des publics (physique et téléphonique) au sein du Palais du Rhin. Son activité est mobilisée par les publics à destination des services de la DRAC basés à Strasbourg, les publics à destination de la Commission Centrale de la Navigation sur le Rhin (organisation internationale) et les publics du Service régional de l’inventaire et du patrimoine, ces trois entités disposant d’un accueil commun au sein du hall du Palais du Rhin. Ce poste a également vocation à gérer et organiser le courrier et les colis, pour les répartir dans les services concernés ou accompagner leurs envois.

Dans le cadre de ses missions, la personne chargée d’accueil met en œuvre les mesures décidées par le secrétariat général dans le cadre du plan Vigipirate.

2) Logistique

Sous l’autorité hiérarchique du/de la responsable d’administration générale et en appui du responsable de la cellule logistique ;

Commande et suivi des achats de biens et de services nécessaires au fonctionnement courant du site de Strasbourg et de Colmar ; mise en place des fournitures au bénéfice des agents (bonbonnes eau, papier, …) ;
Accueil des entreprises / prestataires intervenant sur le site du Palais du Rhin, en lien avec la responsable sécurité du Palais le cas échéant ;
Gestion de la propreté du Palais et ses abords (poubelles, suivi des prestations de nettoyage, …) ;
Suivi des demandes externes et internes d’utilisation de la salle des fêtes (dans le cadre de manifestations, expositions, réunions, colloques, etc.) avec organisation et mise en place ;
Appui à diverses tâches administratives : tenue de l’agenda des manifestations, demandes de devis, demandes d’achats et attestations de service fait, saisie des tickets essence, conception d’outils internes / communication – tableaux de bord, suivi GEODIS (envois colis), suivi des ordres de mission et remboursements de frais, classement-archivage, …

Possibles horaires ponctuellement tôt le matin ou en soirée.

Le profil est susceptible d’évoluer en fonction de l’organisation du secrétariat général du site de Strasbourg.

Compétences techniques

 
Bonne connaissance du pack Office (word, excel) ;
Aisance avec les pratiques de suivi d’activités ;
Une pratique dans un service logistique, restauration, événementiel est un plus.
Savoir-faire

Savoir-faire

Sens de l'anticipation
Réactivité
Capacité à rendre compte

Savoir-être (compétences comportementales)

Sens du service public, du relationnel, de la communication
Capacité à travailler en équipe et sur des missions variées
Calme, politesse, disponibilité

Les candidatures doivent impérativement être adressées à (et non via l'application) :

Mme Murielle FAMY, Responsable administrative et financière de la DRAC à Strasbourg, par mail murielle.famy@culture.gouv.fr

Mme Anne DIDELOT, secrétaire générale adjointe chargée des RH, au 03 88 15 57 29 ou par mail anne.didelot@culture.gouv.fr