Environnement professionnel :

Activité du service :

Le bureau du cabinet, composé de 6 sections, a pour mission de mettre en œuvre les moyens nécessaires au fonctionnement du cabinet de la ministre en assurant la gestion administrative et technique, la gestion des secrétariats et des chauffeurs, les distinctions honorifiques, la correspondance et l'organisation des réceptions sur le site de Valois.

Les personnels de soutien du cabinet sont rattachés au bureau du cabinet.

Liaisons hiérarchiques :

- Adjointe au chef du bureau du cabinet, responsable de la correspondance et des distinctions honorifiques

- Responsable de la section de la correspondance

- Adjointe au responsable de la section de la correspondance

« Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le ministère de la Culture et ses établissements publics s’engagent à promouvoir l’égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans leurs activités de recrutement. Une cellule d’écoute, d’alerte et de traitement est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l’objet d’une rupture d’égalité de traitement. »

Missions et activités principales :

Missions et activités principales :

La section de la correspondance du bureau du cabinet enregistre, oriente et traite le courrier adressé à la ministre et à son cabinet. Elle prépare les réponses aux courriers des élus, des professionnels et des particuliers ainsi qu’aux questions écrites des parlementaires.

La section de la correspondance reflète donc les préoccupations des acteurs et partenaires du ministère de la Culture. Les agents de la section doivent avoir connaissance des thèmes d’actualité relatifs à l’action du ministère et notamment de ses réformes, ainsi que de l’organisation administrative de l’Etat.

Un objectif particulièrement fort de qualité des réponses et du délai de traitement est poursuivi. A cet effet, la section de la correspondance est structurée en 3 pôles : réception, orientation, gestion du courrier et de l’application Maarch (pôle 1), réponses avec éléments de fond (pôle 2 et 3) en lien avec le cabinet et les directions du ministère, le pôle 3 étant particulièrement chargé des courriers à caractère urgent ou sensible et des questions écrites des parlementaires.

Le/la rédacteur/trice viendra renforcer l’équipe de la section de la correspondance pendant les mois de décembre 2024 et janvier/février 2025 à l’occasion de la période des vœux et sera chargé(e) des tâches suivantes :

- Gestion des vœux d’initiative ;

- Préparation des tableaux en vue du publipostage ;

- Analyser, enregistrer sur les tableaux de suivi les vœux adressés à la ministre et à son cabinet et participer à leur archivage ;

- Mettre en signature les remerciements en veillant aux circuits spécifiques ;

- Participer au suivi de l’activité en alimentant les tableaux de suivi. 

En tant que de besoin, le/la rédacteur/trice participera également au traitement des courriers. Aussi, il/elle prendra notamment en charge les missions suivantes :

- Enregistrement et départ des courriers ;

- Rédaction des accusés de réception et élaboration des projets de réponses sur la base de lettres-type, de recherches dans les ressources documentaires disponibles ou mise en signature de projets de réponse des services et directions du ministère (relecture des projets de réponse et modifications rédactionnelles si nécessaire) ;

- Participation au suivi de l’activité du pôle, aux relances auprès des services et directions si nécessaire.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Les horaires, du lundi au vendredi, sont les suivants : 9h00-17h00 sous réserve d’adaptation pour nécessité de service.

Confidentialité : l'agent est tenu d'observer, pendant la durée de ses fonctions au cabinet et par la suite, le secret professionnel sur les travaux qu'il aura effectués ou les renseignements qu'il aura recueillis.

Compétences principales mises en œuvre : (cotées sur 4 niveaux initié – pratique – maîtrise – expert)

Compétences techniques

• Techniques de rédaction administrative (expert)
• Règles orthographiques et grammaticales (expert)
• Outils bureautiques standard et publipostage (expert)
• Organisation administrative de l’État (maîtrise)
• Procédures et circuits administratifs (maîtrise)

Savoir-faire

• Rédiger des notes et lettres administratives (maîtrise)
• Utiliser le logiciel de gestion électronique du courrier (formation prévue)
• Connaissance du ministère de la Culture (maîtrise)

Savoir-être (compétences comportementales)

• Aptitude au travail en équipe
• Sens de l'analyse
• Esprit de synthèse
• Réactivité
• Rigueur
• Sens de l'organisation
• Autonomie