Environnement professionnel :

Activité du service :

Le bureau du cabinet, composé de 5 sections, a pour mission de mettre en œuvre les moyens nécessaires au fonctionnement du cabinet du ministre en assurant la gestion administrative et technique, la gestion des secrétariats et des chauffeurs, les distinctions honorifiques, la correspondance et l'organisation des réceptions sur le site de Valois.

L’ensemble du personnel de soutien du cabinet est rattaché au bureau du cabinet.

Liaisons hiérarchiques :

-       Cheffe du bureau du cabinet

-       Adjointe à la cheffe du bureau du cabinet, responsable de la correspondance et des distinctions honorifiques

-       Responsable de la section de la correspondance

-       Adjointe au responsable de la section de la correspondance

 « Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le ministère de la Culture et ses établissements publics s’engagent à promouvoir l’égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans leurs activités de recrutement. Une cellule d’écoute, d’alerte et de traitement est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l’objet d’une rupture d’égalité de traitement. »

Missions et activités principales :

La section de la correspondance du bureau du cabinet enregistre, oriente et traite le courrier adressé à la ministre et à son cabinet. Elle prépare les réponses aux courriers des élus, des professionnels et des particuliers ainsi qu’aux questions écrites des parlementaires.

La section de la correspondance reflète donc les préoccupations des acteurs et partenaires du ministère de la Culture. Le titulaire du poste a connaissance des thèmes d’actualité relatifs à l’action du ministère et notamment de ses réformes, ainsi que de l’organisation administrative de l’État. Un objectif particulièrement fort lié à la qualité des réponses et au délai de traitement est poursuivi.

À cet effet, la section de la correspondance est structurée en 3 pôles : réception, orientation, gestion du courrier et de l’application Maarch courrier (pôle 1), réponses avec éléments de fond (pôle 2 et 3) en lien avec le cabinet et les directions du ministère, le pôle 3 étant particulièrement chargé des courriers à caractère urgent ou sensible et des questions écrites des parlementaires.

Sous l’autorité du responsable de la section et de son adjointe, le/la rédacteur/trice-analyste sera notamment chargé d’assurer les missions suivantes :

-  Analyse précise des courriers dont il a la charge ;

- Détermination du caractère sensible et/ou urgent du courrier et proposition de procédure de traitement la plus adaptée ;

- Rédaction des accusés de réception, sur la base de formules-type, adaptée à la qualité de l’intervenant et au contexte de sa démarche ;

- Élaboration des projets de réponses sur la base de lettres-type, de recherches documentaires ou de mise en signature de projets de réponse des services et directions du ministère (relecture des projets de réponse et modifications rédactionnelles si nécessaire) ;

- Sollicitation en tant que de besoin sur des missions rédactionnelles ponctuelles pour des courriers qui nécessitent une rédaction davantage personnalisée et approfondie ;

- Force de proposition dans le renforcement de la qualité des écrits et l’efficacité du traitement des réponses ;

- Participation le cas échéant à l’enregistrement/départ des courriers et à la réalisation de missions d’ordre matériel que la section doit assumer.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Les horaires, du lundi au vendredi, sont les suivants : 9h00-18h00 ou 9h30-18h30 sous réserve d’adaptation pour nécessité de service.

Confidentialité : l'agent est tenu d'observer, pendant la durée de ses fonctions au cabinet et par la suite, le secret professionnel sur les travaux qu'il aura effectués ou les renseignements qu'il aura recueillis.

Compétences principales mises en œuvre : (cotées sur 4 niveaux initié – pratique – maîtrise – expert)

Compétences techniques

• Techniques de rédaction administrative (expert)
• Règles orthographiques et grammaticales (expert)
• Organisation administrative de l’État et connaissance du ministère de la Culture (maîtrise)
• Procédures et circuits administratifs (maîtrise)
• Outils bureautiques standard (maîtrise)

Savoir-faire

• Rédiger des notes, lettres de forme administrative et personnelle (expert)
• Capacité à gérer des priorités (maîtrise)
• Utiliser le logiciel de gestion du courrier Maarch (formation prévue)

Savoir-être (compétences comportementales)

• Sens de l'analyse
• Rigueur
• Aptitude au travail en équipe
• Esprit de synthèse
• Réactivité
• Sens de l'organisation
• Autonomie
• Polyvalence