Environnement professionnel :

Activité du service :

Le bureau du cabinet, composé de 5 sections, a pour mission de mettre en œuvre les moyens nécessaires au fonctionnement du cabinet de la ministre en assurant la gestion administrative et technique, la gestion des secrétariats et des chauffeurs, les distinctions honorifiques, la correspondance et l'organisation des réceptions sur le site de Valois.

Les personnels de soutien du cabinet sont rattachés au bureau du cabinet.

Liaisons hiérarchiques :

- Cheffe du bureau du cabinet

- Adjointe au chef du bureau du cabinet, responsable des sections de la correspondance et des distinctions honorifiques

- Responsable de la section de la correspondance

« Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le ministère de la Culture et ses établissements publics s’engagent à promouvoir l’égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans leurs activités de recrutement. Une cellule d’écoute, d’alerte et de traitement est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l’objet d’une rupture d’égalité de traitement. »

Missions et activités principales :

· La section de la correspondance du bureau du cabinet

Elle enregistre, oriente et traite les courriers adressés à la ministre et à son cabinet. Elle prépare les réponses aux courriers des élus, des institutionnels et des particuliers ainsi qu’aux questions écrites des parlementaires. La section de la correspondance reflète donc les préoccupations des acteurs et partenaires du ministère de la Culture. Un objectif particulièrement fort de qualité des réponses et du délai de traitement est poursuivi. A cet effet, la section de la correspondance est structurée en 3 pôles :

- Pôle 1 : Orientation, enregistrement, départ du courrier

- Pôle 2 : Rédaction de projets de courriers destinés aux particuliers associations, élus des territoires

- Pôle 3 : Rédaction de projets de courriers urgents, sensibles, spontanés, réponses aux questions écrites

Au sein de la section de la correspondance, l’agent sera affecté au pôle 1 et assurera les
missions suivantes :

• Ouvrir, trier, analyser les courriers reçus et les attribuer aux gestionnaires du courrier pour enregistrement ;
• Participer à la supervision de la pochette contenant les courriers du jour avec les premiers éléments d’orientation ;
• Assurer un suivi précis des courriers et renseigner sur toute question de la hiérarchie ou du cabinet sur l’état d’avancement d’un courrier ;
•  Effectuer les relances des projets en attente, principalement auprès de l’administration centrale, des directions régionales des affaires culturelles, et des établissements du ministère ;
• Participer au déploiement d’une démarche qualité dans l’orientation et le suivi des demandes ;
• Enregistrer les courriers et procéder au départ des courriers signés ;
• Attribuer aux rédacteurs des pôles 2 et 3 - pour projet de réponse - les courriers enregistrés ainsi que les éléments de réponse qui peuvent être transmis par les directions ou délégations générales, les directions régionales des affaires culturelles, les établissements du ministère préalablement sollicités ;
• Prendre part à l’appropriation du nouveau logiciel de gestion électronique du courrier Maarch partagé avec l’administration centrale et certains services déconcentrés ;
• Gérer les boîtes courriels relatives aux pôles de la section de la correspondance, via les boîtes "bdc-courrier" et "écrire à la ministre" ;
• Réceptionner les appels téléphoniques des requérants souhaitant connaître l’état d’avancement de leur dossier ;
• Contribuer à la campagne d’archivage des courriers et fonds de dossiers ;
• En tant que de besoin, l’agent peut être amené à rédiger certains documents types.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Les horaires, du lundi au vendredi, sont les suivants : 9h00-18h00 sous réserve d’adaptation pour nécessité de service.

Confidentialité : l'agent est tenu d'observer, pendant la durée de ses fonctions au cabinet et par la suite, le secret professionnel sur les travaux qu'il aura effectués ou les renseignements qu'il aura recueillis.

Compétences principales mises en œuvre : (cotées sur 4 niveaux initié – pratique – maîtrise – expert)

Compétences techniques

• Organisation administrative de l’État (maîtrise)
• Procédures et circuits administratifs (maîtrise)
• Outils bureautiques standard (maîtrise)

Savoir-faire

• Rédiger des notes et lettres administratives
• Utiliser le logiciel de gestion électronique du courrier (formation prévue)
• Connaissance du ministère de la Culture

Savoir-être (compétences comportementales)

• Rigueur
• Aptitude au travail en équipe
• Sens de l'analyse
• Réactivité
• Sens de l'organisation
• Esprit de synthèse
• Autonomie
• Capacité d’initiative