Contexte :

Avec plus de 5 millions de visiteurs en 2023 répartis entre les musées d’Orsay et de l’Orangerie, l’Etablissement Public du Musée d’Orsay et du musée de l’Orangerie (EPMO) constitue une des premières institutions muséales françaises de renommée internationale. L’établissement a pour missions premières, notamment, de conserver, protéger et étudier le patrimoine mais aussi de présenter les collections à un public le plus large.

Missions et activités principales :

Assurer le suivi des agendas, des communications téléphoniques et des courriers

• Tenir l’agenda du Président / de la Présidente : organisation et suivi, en lien avec la cheffe de cabinet, des rendez-vous et réunions, déjeuners, déplacements France et à l’étranger du Président / de la Présidente et des collaborateurs qui l’accompagnent, séminaire de direction
• Filtrer et orienter les appels téléphoniques, prendre en charge les appels, en langue anglaise le cas échéant
• Saisir, mettre en forme et éditer des documents divers (courriers, comptes rendus, rapports…)
• Participer à certaines réunions et en assurer le secrétariat et le compte rendu
• Assurer la gestion des parapheurs ; enregistrer, classer et archiver le courrier

Assurer des missions de coordination et d’organisation

• Organiser la logistique du secrétariat ; assurer la gestion des calendriers des salles de réunion
• Assurer la coordination du conseil scientifique, de la commission de restauration, des instances relatives aux acquisitions en lien avec les différentes directions (calendrier, convocation des membres, préparation et vérification des dossiers, suivi des PV et des approbations de délibérations)
• Participer à l’organisation de visites de mécènes et VIP : gestion et mise à jour des fichiers contacts en lien avec la direction de la communication
• Participer à la coordination entre les secrétariats de la présidence, de l’administration générale et de la direction de la conservation et des collections
• Organiser les séminaires de direction
• Contribuer à la coordination du Club XIX et suivi des conventions avec les musées partenaires en lien avec la cheffe de cabinet du Président
• Assurer le suivi du budget de la Présidence
• Suppléer en son absence l’assistante de l’administration générale

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

• Transversalité
• Polyvalence
• Disponibilité

Compétences techniques :

• Excellente maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook…)
• Maîtrise du classement et de l’archivage

 
Savoir-faire

• Compétences rédactionnelles
• Capacités d'adaptation
• Grande réactivité, esprit d’initiative
• Aptitude organisationnelle
• Capacité à recueillir, diffuser, traiter l’information
• Pratique de l’anglais (écrit/oral).

 
Savoir-être (compétences comportementales)

• Qualités relationnelles
• Sens de l'écoute
• Discrétion / sens de la confidentialité
• Sens du travail en équipe
• Fiabilité
• Rigueur

Profil du candidat recherché (le cas échéant) :

• Formation de secrétaire et/ou expérience au sein d’un secrétariat de direction souhaitée
• Connaissance du milieu culturel et plus particulièrement de celui des musées
• Pratique d’autres langues étrangères souhaitées.

Liaisons hiérarchiques : Cheffe de cabinet du Président

Liaisons fonctionnelles : Toutes les entités de l’établissement

Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le ministère de la Culture et de la Communication et ses établissements publics s’engagent à promouvoir l’égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans leurs activités de recrutement. Une cellule d’écoute, d’alerte et de traitement est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l’objet d’une rupture d’égalité de traitement 

Les candidatures accompagnées d'un curriculum vitae sont à adresser à :

Monsieur Karim Chettouh

Directeur des ressources humaines et des moyens généraux

Établissement public du musée d’Orsay et du musée de l’Orangerie

Par mail à l’adresse : emploi.epmoo@musee-orsay.fr