Particularités de la Guyane et du service :

 
La Guyane française est une région de 84 000 km2, peuplée de 295 000 habitants, située sur le continent sud-américain. Les deux collectivités majeures (Région et Département) ont été fusionnées le 01/01/16 dans le cadre d’une collectivité territoriale unique.

Les services de la DCJS regroupent 40 agents et sont situés sur deux sites à Cayenne (un site pour les agents culture et un autre site pour les agents jeunesse et sports).

Les missions de la DCJS regroupent les périmètres de l’ancienne DAC Guyane (culture) et des actuelles DRAJES.

Relation hiérarchique : le directeur de la culture, de la jeunesse et des sports

Relations fonctionnelles : l'ensemble des agents de la DCJS, les Services de l’État en Guyane (notamment DGCOPOP, DGA et cabinet du Préfet), le ministère de la culture et les partenaires, les collectivités et les partenaires culturels.

L’assistant(e) de direction est le/la collaborateur/collaboratrice immédiat(e) du directeur culture jeunesse et sports.
Il/elle est en outre l’interlocuteur/interlocutrice privilégié(e) de l’adjoint de direction culture pour les sujets relevant du suivi RH (BOP 224 Culture exclusivement), de la logistique ainsi que dans l’organisation et la coordination générale des différentes réunions.
À ce titre, il/elle assume des fonctions de secrétariat, de coordination et de planification des missions suivantes :

Assistance :
Fonctions principales :
- Assister le directeur dans l’organisation quotidienne du secrétariat en lien avec les deux adjoints de direction de la DCJS.
- Participer et assurer la prise de notes lors des réunions de CODIR et CODIR élargi ainsi que la rédaction des comptes rendus.

Fonctions secondaires :
- Contribution aux travaux suivants : visites protocolaires, visites ministérielles, ...
- Assurer le classement et l’archivage du secrétariat de direction
- Élaborer des instruments pratiques (annuaire, répertoire, liste de diffusion) et les mettre en forme à destination de l’ensemble des agents de la direction.

Coordination :
Fonctions principales :
- Prendre en charge les aspects logistiques et les moyens matériels du service
- Coordonner le recueil, la circulation et la diffusion des informations émanant des différents services extérieurs
- Réceptionner, trier, diffuser l’information (courrier, messagerie, ...)
- Répondre aux échanges

d’informations avec les services de l’État et les partenaires institutionnels et privés

- Prendre en charge la fonction courrier et la coordination avec les services

 
Planification :
Fonctions principales :

- Gérer la planification collective, les agendas, les déplacements et l’organisation des réunions de la direction

 
Fonctions secondaires :

- Mettre à jour les fichiers réservés et fichiers de données de la direction

 
L’assistant(e) de direction, pour le site du Vieux Port, aura la charge d’assurer l’interface avec la direction générale de l’administration des services de l’État et facilitera les échanges entre les agents de la DCJS et la DGA, en lien avec les deux adjoints de direction notamment en ce qui concerne la gestion des stocks de matériel et bureautique pour les 2 sites et plus particulièrement pour le site du vieux port en ce qui concerne la logistique.

Connaissances :

Intérêt pour le travail d’interface du poste particulièrement sensible et important au sein d’une structure de 40 agents comportant 2 adjoints de direction (culture / jeunesse et sports) sur 2 sites géographiques différents
Bureautique et outils collaboratifs
Applications informatiques métier
Classement, archivage
Techniques de secrétariat
Environnement administratif, institutionnel et politique

Savoir-faire :

Maîtrise des logiciels de traitement de textes et de tableurs (suites office + libre office)
Sens de l’organisation et rigueur
Prioriser
Capacité d’adaptation aux différents interlocuteurs, filtrage et orientation des informations
Mettre en forme un document
Archiver
Diffuser une information, une publication
Organiser une réunion
Rédiger un acte juridique

Savoir-être :

 
Capacités d’écoute, d’attention et de diplomatie
Aisance de l’expression orale et écrite
Capacité à travailler en équipe
Capacité à rendre compte à sa hiérarchie
Sens de la confidentialité
Sens de l’organisation
Réactivité
Sens de la discrétion

Versement de l’indemnité de sujétion géographique Guyane sous conditions (pour les agents titulaires uniquement) : 14 mois de traitement brut versés en 3 fractions sur 4 ans
Versement mensuel d'une prime de 40% de vie chère Guyane calculée sur le traitement indiciaire brut
* Se renseigner auprès du service des ressources humaines des Services de l’État en Guyane

RIFSEEP : 2

Candidature à adresser à l’adjoint au directeur de la culture, de la jeunesse et des sports de Guyane

cyril.goyer@culture.gouv.fr et johny.malarme@culture.gouv.fr

Direction de la culture, de la jeunesse et des sports de Guyane – 4 rue du Vieux Port – CS 6011 – 97321 Cayenne cedex

(Tel : 05 94 25 54 00)

+ copie au ministère de la culture – secrétariat général – direction de l’action territoriale – 182 rue Saint-Honoré – 75033 Paris cedex 01 (manon.david@culture.gouv.fr et magali.nizou-averso@culture.gouv.fr)

service RH : dga-drh-section-b@guyane.gouv.fr