Le bureau du cabinet, composé de 6 sections, a pour mission de mettre en oeuvre les moyens nécessaires au fonctionnement du cabinet du ou de la Ministre en assurant la gestion administrative et technique, la gestion des secrétariats et des chauffeurs, les distinctions honorifiques, la correspondance et l'organisation des réceptions sur le site de Valois.
L'ensemble des personnels de soutien du cabinet est rattaché au bureau du cabinet.

Liaisons hiérarchiques :

Cheffe du bureau du cabinet
Adjointe à la cheffe du bureau du cabinet
Chef de la section des affaires générales
Adjoint au chef de la section des affaires générales


Liaisons fonctionnelles :

Les membres du cabinet du ou de la Ministre
SG et notamment BSG (Bureau des services généraux) et DICOM (Délégation à l'information et à la communication) du ministère

Missions et activités principales : Sous l'autorité du responsable de la section des affaires générales et de son adjoint, l'agent est chargé des missions suivantes :

- Planifier et organiser logistiquement les manifestations dans les salons du ministère (remises de distinctions honorifiques ; conférences de presse, réunions administratives etc) ;
- Maquetter, envoyer et gérer invitations (dématérialisées) ;
- Développer l'offre des visites patrimoniales de l'hôtel du ministre à destination des publics (scolaires, publics empêchés etc) ;
- Gérer l'espace d'exposition du ministère (programmation et organisation d'une à deux expositions annuelles)
- Repenser l'offre de la salle de projection « privée » de l'hôtel du ministre en instaurant des projections régulières à destination d'invités extérieurs et ou d'agents du ministère
- Suivre les demandes d'ameublement auprès du Mobilier national et du Centre national des arts plastiques (CNAP)
- Superviser les prestataires externes (en lien avec le Bureau des services généraux).

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :
L'agent perçoit une indemnité pour sujétions particulières dans le cadre de ses fonctions.
L'agent est tenu d'observer, pendant la durée de ses fonctions au cabinet et par la suite, le secret professionnel sur les missions qu'il aura effectuées ou les renseignements qu'il aura recueillis.
Le poste nécessite une habilitation au niveau « secret » qui est à solliciter à la prise de poste, par l'intermédiaire de la cheffe de bureau.
Le poste nécessite l'utilisation du logiciel spécifique de gestion d'invitations « Bienvenue Events » pour lequel une formation est prévue en interne dès la prise de poste.

« Les candidatures sont examinées collégialement par au moins deux personnes. Les personnes présélectionnées seront invitées à un ou plusieurs entretiens »"

Compétences techniques :
Connaissance technique du métier (maîtrise)
Connaissance du fonctionnement d'un cabinet ministériel (expert)
Connaissance du logiciel « Bienvenue Events » (maîtrise)

Savoir-faire :
Sens de l'organisation (expert)
Capacités d'adaptation et de réactivité (expert)
Capacité de travailler en équipe (expert)

Savoir-être :
Discrétion absolue
Présentation générale impeccable
Ponctualité
Aptitude au travail en équipe et à l'encadrement
Rigueur
Diplomatie
Sens du contact

Une expérience dans le domaine des cabinets ministériels serait un plus. Une forte capacité d'adaptation, de réactivité ainsi qu'une grande disponibilité sont indispensables.

Tous les postes du ministère de la Culture et de ses établissements sont ouverts aux personnes reconnues comme travailleur.euse handicapé.e.

Les candidatures seront examinées collégialement. Les personnes présélectionnées seront invitées à un ou plusieurs entretiens. Conformément aux  recommandations de la CNIL et aux dispositions du code du travail des mises en situation ou des tests d'évaluation contribueront à l'appréciation de la capacité à occuper l'emploi.

Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le ministère de la Culture s'engage à promouvoir l'égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans ses activités de recrutement. Une cellule d'écoute est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l'objet d'une rupture d'égalité de traitement.