Environnement professionnel:
- Le secrétaire général (SG) assiste le Ministre dans l'administration du ministère ; il coordonne l'action de l'ensemble des services du ministère, participe à leur évaluation et représente, dans ses domaines de compétence, le ministère dans les instances interministérielles.
- Il est chargé des ressources humaines, des affaires financières et générales, juridiques et fiscales, européennes et internationales, de la modernisation, des systèmes d'informations, des achats, de la politique immobilière, de la communication interne et du développement durable.
- Il coordonne les politiques culturelles transversales, l'activité interministérielle et l'action territoriale du ministère ; il conduit les chantiers transversaux majeurs.

Liaisons hiérarchiques :
- Secrétaire général

Liaisons fonctionnelles :
- Travail quotidien en équipe avec l'assistant du Secértaire général adjoint et  le chef de cabinet du SG
- Interlocuteurs : chefs de services, sous-directeurs, chefs de département, chefs de bureaux du secrétariat général, assistants du cabinet du Ministre et des directions générales

Missions et activités principales
Sous l'autorité du Secrétaire général, l'assistant contribue au bon fonctionnement quotidien, au respect des procédures et à la sécurisation de l'emploi du temps du secrétaire général.
A ce titre, il est chargé des fonctions suivantes :
- Interface téléphonique auprès des interlocuteurs internes et externes, gestion des messages, et accueil des visiteurs,
- Gestion de l'agenda électronique du secrétaire général et, le cas échéant, du secrétaire général adjoint
- Organisation de réunions et rendez-vous (réservations de salles, coordination des agendas, convocations) et centralisation d'informations et de documents pour la constitution des dossiers correspondants ;
- Gestion dématérialisée du courrier via l'application MAARCH-Courrier, référent MAARCH ;
- Vérification des documents soumis à la signature du SG, du SGA et/ou du Cabinet ; suivi du circuit de validation ;
- Rédaction ponctuelle du courrier et des courriels, frappe ou mise en forme des courriers, notes ou rapports ;
- Classement et archivages des dossiers (papier et électronique) ;
- Appui au secrétaire général et au chef de cabinet du SG pour le suivi des RIM (réunions interministérielles) et des QE (Questions écrites) ;
- Gestion, pour l'équipe de direction du secrétariat général, des absences, congés, RTT, compte-épargne-temps, formations ;
- Planification des entretiens annuels d'évaluation réalisés par le secrétaire général ;
- Gestion des déplacements temporaires sur Chorus DT : organisation, suivi des validations des ordres de mission et états de frais ;
- Correspondant Annuaire Sémaphore ;
- Commande de fournitures de bureau pour l'équipe de direction.

L'assistant du Secrétaire général travaille en binôme avec l'assistant du Secrétaire général adjoint, et en lien avec le chef de cabinet du Secrétaire général

Disponibilité et discrétion
Contraintes horaires à prévoir 8h45-18h, 9h45-19h (roulement à organiser avec l'assistant du secrétaire général adjoint), dans le respect des règles relatives au temps de travail applicables au ministère de la culture, et des compensations que celles-ci prévoient

Informations complémentaires
Edouard THURAT - edouard.thurat@culture.gouv.fr - 06-23-00-59-34

Compétences techniques/Savoir-faire :
- Solide expérience du secrétariat de direction
- Maîtrise de l'outil informatique : messagerie, suites bureautiques, MAARCH, Chorus-DT, RenoiRH, etc.
- Pratique de la rédaction administrative et maîtrise de l'orthographe
- Maîtrise des règles du fonctionnement de l'administration
- Très bon sens de l'organisation, méthode et autonomie
- Capacité à hiérarchiser les dossiers, courriers et les appels téléphoniques selon leur importance
- Maîtrise de la gestion d'agenda et de l'organisation matérielle des réunions
- Dialoguer avec aisance avec différentes catégories d'interlocuteurs
- Respecter les délais

Savoir-être (compétences comportementales) :
- Réagir à l'imprévu et aux situations d'urgence
- Mener de front plusieurs activités avec des interlocuteurs multiples, en  hiérarchisant les priorités
- Faire preuve de discrétion, de loyauté et de confidentialité totale des données traitées dans le cadre de sa mission
- Faire preuve de souplesse et d'une capacité d'adaptation permanente
- Volontarisme et proactivité

Tous les postes du ministère de la Culture et de ses établissements sont ouverts aux personnes reconnues comme travailleur.euse handicapé.e.

Les candidatures seront examinées collégialement. Les personnes présélectionnées seront invitées à un ou plusieurs entretiens. Conformément aux  recommandations de la CNIL et aux dispositions du code du travail des mises en situation ou des tests d'évaluation contribueront à l'appréciation de la capacité à occuper l'emploi.

Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le ministère de la Culture s'engage à promouvoir l'égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans ses activités de recrutement. Une cellule d'écoute est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l'objet d'une rupture d'égalité de traitement.

Poste à pourvoir en septembre 2024