La DRAC de Bourgogne-Franche-Comté, service déconcentré du Ministère de la culture, placée sous l’autorité du Préfet de région concourt à la diffusion des politiques publiques culturelles dans la région. Elle veille à l’application de la réglementation et met en œuvre le contrôle scientifique et technique, comme le conseil et l’évaluation dans ses divers champs de compétence. Elle comprend plusieurs sites : site siège à Dijon, site régional à Besançon et une unité départementale de l’architecture et du patrimoine dans chacun des 8 départements régionaux.

Au sein de la DRAC de Bourgogne-Franche-Comté, l’assistant-e de direction est placé/e auprès de la Direction, sous l’autorité directe de la directrice/du directeur.

Relations hiérarchiques : La Directrice régionale, le Directeur régional adjoint et le Secrétaire général.

Relations fonctionnelles : L’équipe de direction, les services de la DRAC, du Ministère de la Culture, les services de la Préfecture de région et des autres administrations.

Au sein de la DRAC de Bourgogne-Franche-Comté, l’assistant-e de direction est placé/e auprès de la Direction, sous l’autorité directe de la directrice/du directeur

En lien avec la directrice, le directeur adjoint, le secrétaire général et les différents services de la DRAC :

Il/Elle gère l’agenda électronique de la directrice, priorise les rendez-vous et organise les déplacements (y compris visites ministérielles), rendez-vous et réunions (bilatérales avec préfets et élus notamment) : il/elle sollicite les contributions des services et le met si besoin en forme, s’assure des conditions logistiques (transports, parkings, réservations diverses…) quotidiennes ;

Il/Elle s’assure de la représentation de la DRAC (au sens organique) aux rendez-vous importants ;

Il/Elle assure l’interface entre la DRAC, le ministère (dont le Cabinet de la Ministre), le SGAR, les préfectures, les collectivités territoriales, les autres directions régionales, les acteurs culturels : il/elle mobilise des informations pertinentes auprès des services, en réponse aux commandes et sollicitations. Il/elle assure les relances auprès des services et le suivi.

Il/Elle participe aux réunions du CODIR, prépare les ordres du jour et rédige les comptes rendus/ relevés de décisions

Il/Elle traite, collecte et diffuse des informations internes et externes ; rédige des courriers, des notes, des comptes rendus de réunion, des relevés de décisions et assure une veille sur les dossiers signalés ou faisant l’objet d’une actualité.

Activités de secrétariat :

- Accueil téléphonique et physique des visiteurs, filtrage des appels,

- Enregistrement et traitement des courriels du secrétariat de direction, archivage

- Enregistrement du courrier pour la Direction et répartition dans les différents services, copies éventuelles et archivage, y compris sous le logiciel MAARCH

- Enregistrement du courrier départ de la Direction, copies éventuelles et archivage

- Suivi des parapheurs soumis à la Direction par les services

- Gestion des frais de déplacements de la Directrice/directeur (sur Chorus DT)

- Gestion des congés de la Directrice régionale

- Gestion des fournitures pour la Direction

En cas d’absence ou d’empêchement de l’assistant de direction en binôme (placé auprès du directeur régional adjoint et du secrétaire général), il/elle le/la supplée.

En l’absence de l’agent du service des affaires générales, il/elle peut être amené-e à assurer la navette avec le service courrier de la Préfecture de région et à enregistrer les courriers dans l’application MAARCH.

L’assistante de direction sera suppléé/e par un/e autre assistant/e pendant ses absences pour congé, formation et maladie.

Une montée en compétence sur les différents domaines sera effective par compagnonnage et/ou formation.

• Un roulement entre collègues est assuré pour une présence permanente sur les créneaux horaires d’ouverture.
• Disponibilité demandée lors des pics d’activités ou face à des urgences.
• L’espace de travail sera dans un bureau partagé.
• Une complémentarité et une forte solidarité entre les collègues est attendue afin d’assurer la bonne marche et la continuité du service.
• Expérience sur poste comparable serait un plus
• La durée minimum attendue sur le poste est de 3 ans

Agent.e de catégorie B ayant une excellente culture et polyvalence administrative :

Les connaissances, compétences principales :

Environnement professionnel : avoir une très bonne connaissance de l’organisation territoriale de l’État et/ou de l’organisation et des missions du Ministère de la Culture ; avoir une bonne connaissance de l’environnement institutionnel et de ses enjeux ; avoir une connaissance des collectivités en région Bourgogne-Franche-Comté,
Techniques de communication
Techniques de secrétariat bureautique
Classement et archivage
 

Les compétences techniques, savoir-faire :

Compétences transversales :

Capacité d’analyse et de structuration du travail
Capacités rédactionnelles et de mise en forme des documents
Réactivité aux consignes, savoir planifier et respecter les délais (veille active)
Capacité à évaluer l’urgence d’une demande
 

Compétences techniques :

Maîtrise de l’outil informatique et bureautique (word, excel, powerpoint, publipostage, mailing…)
Savoir planifier, alerter, rendre compte, hiérarchiser les priorités
Techniques de documentation et de communication
Sens de la communication
 
Les compétences comportementales, Savoir être :

Discrétion et réserve impératives
Capacité d’écoute avec sérénité et recul par rapport aux événements
Facultés d’anticipation, d’adaptation et réactivité
Savoir être courtois et diplomate
Sens des initiatives et des responsabilités
Travail en équipe
Loyauté
Rigueur et sens de l’organisation

La candidature (lettre de motivation et curriculum vitae) est à adresser, sous couvert hiérarchique, le plus rapidement possible à compter de la date du présent avis à Madame la Directrice, par courriel à : recrutement.drac-bfc@culture.gouv.fr
Les candidatures seront examinées collégialement. Les personnes présélectionnées seront invitées à un ou plusieurs entretiens. Conformément aux recommandations de la CNIL et aux dispositions du code du travail des mises en situation ou des tests d’évaluation contribueront à l’appréciation de la capacité à occuper l’emploi.

Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le ministère de la Culture s’engage à promouvoir l’égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans ses activités de recrutement. Une cellule d’écoute est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l’objet d’une rupture d’égalité de traitement.

Qui contacter ?

Renseignements fonctionnels et pratiques : Stéphane BERTON, secrétaire général (stephane.berton@culture.gouv.fr ou 03 80 68 50 04. )

Renseignements administratifs : Fabienne RETAILLEAU, responsable du service des ressources humaines et du dialogue social (recrutement.drac-bfc@culture.gouv.fr)