Le Centre national d’art et de culture Georges Pompidou est un établissement public administratif placé sous la tutelle du ministre de la Culture.

Il réunit, en un lieu unique, un musée possédant l’une des deux premières collections d’art moderne et contemporain au monde avec plus de 120 000 œuvres, une bibliothèque de recherche sur l’art des XXe et XXIe siècles (Bibliothèque Kandinsky), des salles de cinéma et de spectacles ainsi que des espaces d’activités éducatives. Il est associé à deux autres organismes : la bibliothèque publique d’information (Bpi) et l’institut de recherche et coordination acoustique/musique (Ircam).

Il a reçu en 2022 : 3 millions de visites.

La collection du Centre Pompidou constitue un ensemble de références pour l’art des XXe et XXIe siècles, couvrant tous les champs et disciplines de la création artistique. Le Centre Pompidou présente également la spécificité de regrouper en son sein l’ensemble des métiers liés à la gestion d’une collection.

La Direction des éditions est en charge des publications liées aux expositions, aux collections du Musée national d’art moderne et à la programmation internationale ainsi que du développement des produits dérivés.

La direction est composée de 2 services (éditorial et marketing et commercial) et de 2 pôles (fabrication et gestion administrative et financière) et regroupe 30 agents permanents.

L'assistant de direction assure l'assistanat du Directeur et Directeur adjoint de la Direction des éditions.

• Filtrer les communications téléphoniques et prendre les messages
• Gérer les rendez-vous sur l'agenda électronique et organiser les réunions et la réservation de salle
• Effectuer des travaux de dactylographie et de mise en forme
• Accueillir les visiteurs et les orienter
• Assurer la réception, le tri, l'ouverture et la diffusion du courrier de la Direction des Editions
• Etablir le planning des congés pendant les grandes périodes de vacances
• Coordonner et assurer le suivi administratif avec la DRH, (absences des agents et des retours après un arrêt de maladie, entretiens annuels, demandes de télétravail, CET et autres ...)
• Organiser l’arrivée des nouveaux agents (ordi, badge, clé…)
• Etablir les ordres de missions pour les déplacements en France et à l'étranger pour le service fabrication ainsi que pour le directeur et les chef.fes de service
• Gérer les demandes de Visa
• Gérer les états de frais de déplacement et les certificats administratifs pour le Directeur et les chef.fes de service
• Gérer les menues dépenses du Directeur et des chef.fes de service
• Réaliser les formalités de dépôt légal : déclaration des catalogues à la BNF et au Ministère de L'intérieur pour les périodiques
• Suivi du circuit et mise ne signature des Fiches produit
• Rédaction des décisions de tarifs pour les publications
• Coordination avec le service juridique pour intégrer de nouveaux agents dans la délégation de signature
• Faire les demandes des billets exonérés pour la Direction des éditons
• Gérer et établir les commandes de fournitures de bureau et des consommables informatiques
• Exploiter et mettre à jour des fichiers de données
• Assurer la réponse aux CV reçus par courrier et par email
• Assurer la mise en circulation des informations et le suivi de dossiers à l'intérieur de la Direction des Editions
• Assurer le suivi des demandes de services et de travaux
• Assurer le classement, la duplication et l'archivage de documents.

Relations fonctionnelles courantes

• Ensemble des services de la direction Direction générale
• Directions et services de l'établissement
• Partenaires et institutionnels externes

conditions de travail et contraintes spécifiques
Horaires administratifs

Nous recherchons :  un agent titulaire de la fonction publique d’un corps de catégorie B ou un agent contractuel (CDI).

Domaine de compétences et qualifications :

Savoir

• Connaissance des règles de correspondance administrative et de communication écrite
• Connaissance des techniques de secrétariat
• Connaissance du contexte, du domaine d'intervention et des activités professionnelles de sa direction
• Connaissance de l'organisation de l'établissement et des procédures et des processus internes de décisions

Savoir-faire

• Communiquer en s'adaptant aux différents types d'interlocuteurs internes ou externes
• Utiliser les outils bureautiques standards (traitement de texte, powerpoint, tableur, messagerie, agenda électronique...)
• Répartir son travail en fonction des contraintes, des délais, des flux et des priorités de l'unité de travail et du responsable hiérarchique
• S'assurer du respect de la confidentialité des informations traitées
• Constituer des dossiers (papier ou électronique)
• Classer tout document (papier ou électronique) selon un plan de classement
• Identifier les sources et trouver rapidement l'information
• Rédiger des courriers ou des documents administratifs
• Maîtriser l'orthographe et la syntaxe
• Maîtriser l'expression orale et le cas échéant une langue étrangère
• Maîtriser les techniques de l'accueil