Situé au cœur de Paris, dans le quartier du Marais, le Musée national Picasso-Paris est un incontournable des grands musées parisiens. La collection du Musée national Picasso-Paris, issue de la dation des héritiers de Picasso, est exceptionnelle. Représentative de l’ensemble du parcours de Pablo Picasso, composée d’œuvres majeures issues des ateliers de l’artiste qui les a conservées jusqu’à sa mort, et de l’ensemble de ses archives (plus de 200 000 pièces), elle forme un portrait fidèle et intime d’un des artistes les plus emblématiques de l’art moderne. Cette collection publique la plus importante au niveau international est installée dans un hôtel particulier d’exception datant du XVIIe siècle, comme nichée au cœur historique de la culture française. Chaque année, le Musée Picasso présente un accrochage des collections riche et sensible, offrant un regard inédit sur l’œuvre de Picasso, ainsi qu’une programmation d’expositions temporaires et d’arts performatifs plus contemporaine dont les artistes ou les thèmes montrent la postérité large et ouverte de Picasso.
La Présidente du Musée national Picasso-Paris dirige l’établissement public, donne les orientations stratégiques et scientifiques, en lien avec le directeur général qui est chargé de l’administration et de la gestion de l’établissement, et coordonne l’activité des cinq directions du musée.
site MnPP : https://www.museepicassoparis.fr/

Liaisons fonctionnelles : les cinq directions du musée

Auprès de la Présidente et du directeur général, l’assistant-e de direction a un rôle de supervision et d’appui à la présidence et la direction générale, sur l’ensemble des activités de l’établissement :
-Gestion de l’agenda de la présidence et de la direction générale, organisation des réunions, suivi des rendez-vous (conception de supports, constitution des dossiers préparatoires et diffusion aux participants et participantes, organisation logistique, rédaction et diffusion des comptes-rendus et des relevés de décisions) ;
- Gestion du courrier entrant et sortant, dossiers et parapheurs à la validation de la présidence et direction générale, accueil téléphonique ;
- Rédactions de courriers en collaboration avec les différentes directions du musée, relais d’informations et suivi post rendez-vous ;
- Organisation du comité de direction (compte-rendu, ordre du jour)
- Suivi des dossiers de la présidence et direction générale : organisation des missions et déplacements, en lien avec la Chargée de mission des relations internationales, préparation de dossiers d’entretiens et réunions internes et externes, gestion du budget et des frais de mission en lien avec la Direction des ressources et des moyens, logistique générale et gestion de l’approvisionnement etc. ;
- Gestion des relations publiques de la Présidence et Direction générale en lien avec la Direction de la Communication et du Développement des Publics (accueils d’invités / visites privées / invitations)
- Gestion des contacts VIP de la Présidence et Direction générale, tenue du fichier, mise à jour, et animation du réseau de contacts en lien avec la Direction de la Communication et du Développement des Publics ;
- Relations auprès des institutions partenaires et de la tutelle.

Le poste exige une forte disponibilité.

Expérience confirmée sur un poste d’assistant-e de direction, idéalement dans la sphère muséale, un établissement culturel. Une expérience à l’international serait un véritable atout.

Compétences techniques :
-Parfaite maîtrise de la gestion d’agendas de direction d’établissement
-Maîtrise de la gestion de relations publiques
-Techniques de communication
-Techniques de secrétariat bureautique
-Classement et archivage
-Parfaite maîtrise de la suite Office et notamment Outlook et outils collaboratifs (Teams)
-Excellentes qualités rédactionnelles et expression orale
-Connaissance de l’environnement public et de son cadre de gestion

Savoir-faire :
-Filtrer, prioriser et orienter les informations
-Sens de l’organisation et de la méthode
-Rédiger et mettre en forme des documents
-Communiquer et assurer une bonne circulation de l’information
-Suivre des procédures administratives et être force de proposition pour les améliorer
-Maîtrise des outils de gestion de projet

Savoir être : Excellentes qualités relationnelles
- Rigueur
- Autonomie
- Esprit de synthèse
- Faire preuve de discrétion
- Capacité d’adaptation et à échanger avec une grande variété d’interlocuteurs
- Réactivité
- Intérêt pour les musées, l’histoire de l’art, bonne culture générale

CONTACT(S) POUR LE POSTE coordonnées et fonctions :

1. recrutementmnpp@museepicassoparis.fr
2. candidature.dgp@culture.gouv.fr

Tous les postes du ministère de la Culture et de ses établissements sont ouverts aux personnes reconnues comme travailleurs handicapés .

Les candidatures seront examinées collégialement. Les personnes présélectionnées seront invitées à un ou plusieurs entretiens. Conformément aux recommandations de la CNIL et aux dispositions du code du travail des mises en situation ou des tests d'évaluation contribueront à l'appréciation de la capacité à occuper l'emploi.

Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le ministère de la Culture s'engage à promouvoir l'égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans ses activités de recrutement. Une cellule d'écoute est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l'objet d'une rupture d'égalité de traitement."