Environnement professionnel :

Activité du service :

Le bureau du cabinet, composé de 5 sections, a pour mission de mettre en œuvre les moyens nécessaires au fonctionnement du cabinet de la ministre en assurant la gestion administrative et technique, la gestion des secrétariats et des chauffeurs, les distinctions honorifiques, la correspondance et l'organisation des réceptions sur le site de Valois.

Les personnels de soutien du cabinet sont rattachés au bureau du cabinet.

Liaisons hiérarchiques :

 - Cheffe du bureau du cabinet

 - Adjointe au chef du bureau du cabinet, responsable de la correspondance et des distinctions honorifiques

 - Responsable de la section de la correspondance

« Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le ministère de la Culture et ses établissements publics s’engagent à promouvoir l’égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans leurs activités de recrutement. Une cellule d’écoute, d’alerte et de traitement est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l’objet d’une rupture d’égalité de traitement. »

Missions et activités principales :

La section de la correspondance est chargée du traitement des courriers adressés à la ministre et à son cabinet, avec la mise en signature des projets de réponse qui sont élaborés par les rédacteurs, en lien avec les conseillers et les services du ministère. Elle est également chargée de la gestion des questions écrites des parlementaires.

La section de la correspondance du bureau du cabinet est structurée en trois pôles, le P1 ayant pour mission la gestion du courrier (enregistrement, orientation des courriers pour attribution, mise sous pli des réponses aux requérants), les deux autres pôles étant dédiés à la rédaction des courriers, (le P2 aux courriers des particuliers, institutions, le P3 aux courriers à caractère sensible, urgents ou émanant de parlementaires).

Au sein de la section de la correspondance, l'agent(e) est chargé(e) de seconder le responsable de la section de la correspondance dans l'intégralité de ses attributions, et assurera sa suppléance en son absence.

L’adjoint(e) au responsable a en charge, en lien avec le responsable de la section, l’animation de l’équipe composée de 13 agents affectés, et plus particulièrement la supervision de l’activité du P1. Il s’agira notamment de :

- Déployer une démarche qualité dans l’orientation et le suivi des demandes, particulièrement concernant les invitations et les demandes d’audience auprès de la ministre ;

- Assurer le suivi des courriers sensibles, notamment en lien avec l’actualité de la ministre, et les retours du cabinet relatifs aux instructions et demandes de corrections ;

- Superviser l’ensemble des courriers du jour et procéder à la validation des premiers éléments d’orientation à destination du Cabinet pour instruction ;

- Attribuer aux rédacteurs des pôles 2 et 3, pour projet de réponse, les courriers enregistrés ;

- Participer à l’évolution du nouveau logiciel de gestion électronique du courrier Maarch partagé avec l’administration centrale et certains services déconcentrés, optimiser l’utilisation des fonctionnalités de ce nouvel outil pour une meilleure communication avec les différents correspondants et une fluidité dans le traitement des courriers ;

- Animer des ateliers pour harmoniser la saisine à l’enregistrement (objets, mots clés...).

L’adjoint(e) au responsable de la section veillera également au renforcement de l’élaboration des projets de réponses directement proposés par la section au cabinet, et animera des ateliers en ce sens auprès des équipes. En lien avec le responsable de section, il sera mobilisé sur le suivi de la campagne d’archivage ainsi que sur le suivi de la correspondance liée à la période spécifique des vœux, en début d’année.

L’adjoint(e) au responsable de la section sera par ailleurs amené à valider des projets de réponses et à rédiger, à l’occasion, de courriers complexes.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Les horaires sont organisés, du lundi au vendredi, comme suit : 9h00-18h00 sous réserve d’adaptation pour nécessité de service.

L'agent perçoit une indemnité pour sujétions particulières dans le cadre de ses fonctions.

L’agent est tenu d'observer, pendant la durée de ses fonctions au cabinet et par la suite, le secret professionnel sur les travaux qu'il aura effectués ou les renseignements qu'il aura recueillis.

Compétences principales mises en œuvre : (cotées sur 4 niveaux initié – pratique – maîtrise – expert)

Compétences techniques

- Techniques de rédactions administratives - (expert)

 - Organisation administrative de l’État - (expert)

 - Compétences grammaticales et orthographiques - (expert)

 - Outils bureautiques - (expert)

 - Connaissance du ministère de la Culture - (expert)

Savoir-faire

- Capacité d’initiative

- Force de proposition

Savoir-être (compétences comportementales)

- Réactivité

 - Autonomie

 - Rigueur

- Sens de l’organisation

- Sens de la communication

- Savoir prendre du recul en cas de situation de tension

-  Savoir se mobiliser et mobiliser l’équipe en cas de sollicitations urgentes du cabinet

 - Sens de la discrétion, respect de la confidentialité