Ministère de la Culture

DRAC Occitanie

Secrétariat général

Site de Toulouse

Le secrétariat général est composé de 4 bureaux : Ressources humaines, Logistique et immobilier, Affaires financières et achats et Systèmes d'information et de communication, informatique.

Le ou le ou la titulaire du poste assure ses missions sous l'autorité directe de la cheffe du bureau au sein du Secrétariat général.

Relations hiérarchiques :

N+l Cheffe du bureau de la logistique et des affaires immobilières,

N+2 Secrétaire Générale

 Relations fonctionnelles :

-   En interne : les secrétaires généraux adjoints, la conseillère de prévention, les autres services du secrétariat général et l'ensemble des agents des services de la DRAC

-  En externe :  les partenaires extérieurs, services des autres administrations. : DDFIP, France Domaine, préfectures

Missions :

Sous l'autorité directe de la cheffe du bureau de la logistique et des affaires immobilières, au sein du Secrétariat Général, le ou la titulaire du poste est l’adjoint-e à la cheffe de service sur les missions du service.

Il/elle est plus particulièrement chargé(e) de la gestion des occupations immobilières du ministère de la Culture en région Occitanie.

Il/elle remplit la mission d'adjoint(e) de la cheffe du bureau, composé de 5 agents sur le site de Montpellier et 3 agents sur le site de Toulouse.

Activités principales :

Gestionnaire de l’immobilier sur l’ensemble de la région (13 sites et les dépôts) :

- Tenir à jour l'inventaire des occupations immobilières, notamment avec le référentiel technique Chorus RE-FX

- Mettre en place des tableaux de suivi (surfaces, annexes financières avec répartition des charges en lien avec le Bureau des Affaires Financières de la DRAC, travaux)

- Actualiser/créer les conventions d'occupation et les charges à payer

- Suivre les schémas directeurs de l'immobilier et assurer l’interface avec les services patrimoniaux pour les réserves de la culture

- Mettre en place un inventaire mobilier sur chaque site

- Créer un réseau avec les services locaux du Domaine (DDFIP/DRFIP) ainsi que la Mission régionale pour la politique immobilière de l'Etat (MRPIE) et plateforme régionale de l'immobilier (PFRI/SGAR)

Adjoint(e) à la cheffe de bureau :

- Coordonner en proximité l’équipe de Toulouse (3 agents)

- Participer à la réalisation des plannings de service et congés

- Co-animer des réunions de service hebdomadaires intersites

-  Aider au pilotage sur tous les domaines d'intervention du service : accueil physique et téléphonique, courrier, fournitures, entretien des bâtiments, maintenances préventives et correctives tous corps d'état (plomberie, électricité, cvc, etc.), parc automobile

-Impulser l’interface avec les agents administratifs des UDAP : animation du réseau d'agents en département relayant les actions du bureau logistique

-Rédiger des rapports et des fiches de procédures

- Assurer l’intérim de la cheffe de bureau en son absence

Dans le cadre de la continuité du service public, d'autres missions pourront lui être confiées ponctuellement par le ou la chef(fe) de bureau ou par le ou la chef(fe) de service dans la mesure du possible. L'entretien annuel permet la révision de la fiche de poste en cas de changement dans les missions; c’est le moment également où sont recensés les intérims assurés durant l’année..

Déplacements sur l’Occitanie, permis de conduire obligatoire

télétravail au maximum à 1 jour flottant par semaine

Compétences principales :

Connaissances :

Connaissance de l'organisation du ministère et du fonctionnement d'une DRAC

Maîtrise de de la réglementation technique des bâtiments

Maîtrise des compétences techniques métiers d'un service logistique

Maîtrise de l'outil informatique : Word, Excel. Connaissance appréciée de Chorus Cœur et Chorus Re-FX

Maîtrise des consignes de santé et sécurité

Habilitations souhaitées : PSCI, SST, SSIAP1

Compétences organisationnelles –(Savoir-faire) :

Connaissance du domaine logistique indispensable

Travailler en équipe : aptitude à mobiliser les agents

Savoir travailler en mode projet et impulser une dynamique

Organiser le travail et dégager des priorités

Etre rigoureux(se) et méthodique

Faire preuve de capacité d'analyse et de synthèse

Gérer les délais

Savoir transmettre avec pédagogie

Etre polyvalent

Animer des réunions

Elaborer des tableaux de suivi

Compétences comportementales (savoir-être) :

Sens du service public

Esprit d'équipe

Curiosité d'esprit

Ténacité

Sens de la communication, bon relationnel

Réactivité